Você sabe quais são as boas práticas de uma gestão societária? A verdade é que existem várias e elas influenciam em uma boa governança e em um controle muito maior sobre o que acontece dentro da empresa.
O problema é que nem sempre essas boas práticas são muito conhecidas, afinal, muitas vezes o processo de governança é complexo até mesmo para quem já está acostumado com ele.
Além disso, também estamos falando de uma área trabalhosa, que exige cuidados minuciosos por se tratar de um assunto jurídico.
Neste conteúdo, nós vamos falar um pouco sobre este tipo de gestão, como mantê-lo bem organizado e porque aplicá-lo na sua empresa.
O que é gestão societária?
A gestão societária é a organização dos interesses dos sócios integrada às questões dos negócios, ao gerenciamento das questões legais e obrigações perante o município, estado e país.
É um serviço, geralmente prestado por escritórios jurídicos, paralegais e até mesmo de contabilidade, para as empresas e envolve uma série de questões burocráticas.
Esse processo se inicia até mesmo antes da abertura de uma empresa, mas não para por aí. À medida que uma companhia cresce e se desenvolve, surgem novos desafios que envolvem esse tipo de gestão.
Dentre estes desafios, estão, por exemplo, o preenchimento de atas corretamente, a comunicação direta com acionistas, a adequação às normas federais, dentre vários outros.
Uma situação relativamente recente é a publicação da Instrução Normativa DREI – IN DREI n. 82. Ela tornou obrigatória a migração de livros societários no papel para o digital e, para muitas empresas, tem sido difícil se atualizar e se adequar às novas exigências.
Mas existem meios de descomplicar essa gestão e vamos te mostrar como!
O que você encontrará neste conteúdo?
Quais atividades envolvem a gestão societária?
Enquanto uma empresa cresce, ela pode precisar realizar novos aportes de capital, com emissão e transferências de ações; criação de um conselho deliberativo ou fiscal; incorporação de novas subsidiárias; ou até mesmo emissão de incentivos de longo prazo. Tudo isso é serviço para a gestão societária.
Confira as principais atividades realizadas por ela:
- atua no planejamento societário;
- realiza a manutenção das atividades empresariais junto à prefeitura, cartórios, Junta Comercial, Receita Federal e outros;
- assessora a empresa em casos de abertura de filiais e subsidiárias;
- realiza um levantamento de débitos e a sua regularização;
- atua na preparação de contratos e respectivas alterações, além do controle de procurações;
- emite certificados digitais e realiza cadastros com bombeiros e vigilância sanitária;
- elabora a análise tributária;
- efetua registro das operações societárias, como emissões, transferências, recompras, desdobramentos e conversões de ações;
- faz a abertura e manutenção dos Livros Societários;
- controla mandatos de diretores e conselheiros;
- convoca e realiza assembleias e reuniões de conselho.
Além destes itens, ela também realiza a assistência para a formalização de uma empresa e ajuda na escolha da melhor estrutura societária (Firma Individual, Microempresa ou Sociedade Limitada), assim como, no encerramento das atividades de uma companhia, processo que também exige papelada.
Qual a importância da gestão societária para o seu negócio?
Gestão societária em dia é fundamental para uma boa governança, pois permitirá uma maior transparência dos seus atos e eventos.
É também essencial para empresas que buscam captar investimento ou que possuam sócios externos no seu quadro societário, uma vez que essa estrutura está mais suscetível à diligências constantes.
Ela é responsável por uma série de atividades de uma empresa e garante a legalidade e o cumprimento das obrigações fiscais junto aos órgãos públicos.
Auxilia, ainda, na mitigação das falhas que podem haver nessa parte mais burocrática, mas também no planejamento financeiro de uma companhia.
A eficiência neste âmbito permite que a empresa passe de apenas “estar em dia com as suas obrigações” para estar em consonância com o mercado e se antecipar aos problemas, garantindo mais desenvolvimento ao negócio.
Isso porque, ela permite que haja uma visão mais ampla e realista sobre a sua situação econômica, garantindo um aperfeiçoamento da gestão empresarial na totalidade.
Quais desafios a sua empresa terá sem uma gestão societária eficiente?
É comum que algumas empresas deixem a gestão societária um pouco de lado e só se preocupem com ela quando chegam a momentos decisivos na empresa. Afinal, a gestão, por si só, já é um desafio.
Mas negligenciá-la oferece ainda mais riscos às empresas. Dentre eles podemos citar:
- dificuldade de levantar recursos com bancos e investidores;
- dependência de pessoas específicas na empresa, que são as únicas que sabem onde encontrar determinados documentos;
- perda de prazos que levam a consequências mais sérias ou custosas para a empresa;
- perda de tempo e dinheiro com regularizações societárias que podiam ter sido evitadas;
- prejuízos que podem surgir devido à falta de acompanhamento das obrigações financeiras e fiscais junto aos órgãos públicos;
- inconformidades legais da companhia;
- perda de tempo com papéis, assinaturas de atas e idas às juntas comerciais;
- dificuldade com o controle do quadro de participações;
- dificuldade de adaptação a normas societárias que podem surgir, como é o caso da IN 82 do DREI, que deu fim aos livros societários em papel.
Mas ainda mais importante do que manter uma gestão societária eficiente, é mantê-la totalmente automatizada e em dia com os inúmeros eventos que fazem parte da rotina.
Por isso, confira nossas dicas para lidar com ela!
Dicas e exemplos práticos sobre como descomplicar a gestão societária do seu negócio!
Organize os seus documentos digitalmente
Digitalizar os documentos societários da empresa é o caminho natural para as S/As. Em um mundo onde tudo é digital, não faz mais sentido que os sócios de uma empresa precisem fazer controles em papel, concorda?
Além disso, com mais 18 de milhões de empresas ativas no Brasil, a mudança oficial do papel para o digital teria que acontecer mais cedo ou mais tarde.
Quando falamos de organizar os documentos digitalmente, existem duas alternativas:
- Excel e templates online:
Esses modelos podem ser comparados à utilização de papel, pois a organização é feita preenchendo campo a campo, de forma manual.
- Software inteligente:
É um formato mais moderno, inteligente e prático, no qual as empresas podem administrar livros societários, atas, mandatos, transferências de ações e subscrições de uma maneira muito mais produtiva, automatizada e centralizada.
Veja, por exemplo, como funciona o dashboard do Basement na imagem abaixo:
Controle o seu livro de transferências de ações
O livro de transferência de ações costuma ser um tema sensível dentro das S/As, pois as atividades relacionadas e ele demandam algo que talvez seja o bem mais precioso de uma empresa: o tempo.
Administradores e advogados costumam perder muito tempo no preenchimento dos livros físicos de transferência, o que também demanda uma logística complexa, como deslocamentos em busca de assinaturas, procurações, etc.
No entanto, este livro acompanha a organização acionária de uma organização e merece a devida atenção, principalmente, no caso das Sociedades Anônimas, para o qual ele é obrigatório.
No entanto, hoje em dia o livro físico é considerado coisa do passado, afinal já é possível – e recomendável – migrar para sistemas que descomplicam e facilitam essa transferência.
Com a utilização de assinaturas digitais, essa movimentação torna-se muito mais prática, sendo possível fazê-la com apenas alguns cliques.
Gerencie eventos e reuniões
Considere com a gente as seguintes ocasiões: reforma de estatuto; eleição e destituição de administradores; suspensões de direitos de acionistas; demonstrações financeiras; dentre uma série de outras atividades que poderíamos citar por aqui.
Tudo isso faz parte dos diversos eventos societários que as empresas precisam organizar, como a Assembleia Geral Extraordinária (AGE), Assembleia Geral de Constituição, Reunião de Diretoria, etc.
Para manter tudo isso ordenado, procure centralizar essa organização. Hoje, por meio de sistemas inteligentes é possível organizar essas reuniões por meio de processos automáticos integrados aos e-mails dos acionistas.
As atas também devem estar integradas a esse sistema e à Junta Comercial, sendo registradas automaticamente nos livros societários.
Veja, abaixo, como funciona essa integração em um sistema inteligente e automatizado:
Quer tornar sua gestão societária mais eficiente e segura?
Se você quer aproveitar uma gestão societária mais moderna, que trará segurança para as operações, é preciso esquecer os papéis, mas também ir além de apenas digitalizar as informações da sua empresa.
Digitalizar é transpor a informação do papel para a tela do computador. E não é isso que uma empresa moderna precisa.
As necessidades das empresas que precisam fazer este tipo de gestão são sobre facilitar processos complexos e descomplicar uma série de burocracias que levariam dias para serem concluídas.
Com um sistema inteligente, como o do Basement, em primeiro lugar, você centraliza todas as informações em apenas uma plataforma. Vamos combinar que esse é o primeiro passo para otimizar qualquer processo, não é mesmo?
A partir daí, você vai trabalhar em conjunto com um sistema que é inteligente e consegue integrar processos, dados e informações!
Isso porque você consegue baixar relatórios; sugerir textos prontos para enviar aos seus acionistas; receber alerta de eventos e de debêntures que estão para vencer; além de uma série de outras funções que descomplicam a rotina societária.
A solução do Basement comporta todas as ações societárias de uma empresa. Por isso, não tenha medo de deixar a tecnologia fazer parte da governança da sua empresa.
Com o Basement, seu quadro de participações estará sempre atualizado e disponível de forma centralizada. Confira como funciona e dê um fim à gestão de múltiplas planilhas, otimizando sua gestão societária e focando no crescimento do negócio!
Aproveite também para conferir a série Farol Societário no Youtube, toda quinta-feira lançamos novos episódios que ajudam a modernizar os departamentos jurídicos e de governança de empresas de todos os portes.
Conclusão
Neste conteúdo, vimos ser possível descomplicar uma gestão societária que tem sua rotina ligada ao papel ou às planilhas do Excel.
Vimos também que existe uma série de práticas de boa governança, mas que podem ser facilitadas com a adoção de um sistema moderno e inteligente.
Afinal, não se trata de apenas digitalizar, mas de contar com um software que atua na resolução dos principais problemas de governança das companhias.
E aí, quais das práticas recomendadas você já adota na sua empresa?
