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O que faz o departamento societário na empresa? Entenda sua importância

Você sabe como funciona e o que faz um departamento societário de uma empresa? Também chamado de setor societário, ele contribui para a gestão societária coordenando as atividades relacionadas à constituição, organização e manutenção legal de uma instituição.

A principal função do departamento societário é garantir a conformidade das operações, cumprindo os regulamentos e assegurando os interesses dos acionistas.

Ao longo deste conteúdo, você encontra tudo o que precisa para esclarecer as principais dúvidas sobre as rotinas do setor societário, como geri-lo e sua importância para grandes empresas. Siga a leitura.

Qual a importância do departamento societário?

O departamento societário é encarregado pelos processos contratuais e situação cadastral da companhia. Ou seja, realiza a abertura, alterações e o encerramento da corporação.

Antes de iniciar as atuações de uma empresa, deve-se planejar as atividades desse departamento. Já que, é responsável por regularizar, em órgãos públicos, a situação tributária da empresa.

O departamento societário oferece serviços fundamentais para o empreendedor e a empresa, a começar pela estruturação do tipo societário e a abertura, alteração e encerramento da corporação. Esse setor é responsável por proteger e regularizar os processos societários, garantindo estabilidade e transparência aos sócios. Outros ganhos são:

  • garantir menores custos contratuais;
  • garantir a efetivação dos contratos;
  • obter os alvarás e licenças necessários;
  • auxílio na resolução de conflitos societários;
  • regulariza as atividades empresariais;
  • identifica e minimiza riscos e custos;
  • atuação na venda ou aquisição de sociedade;
  • aprimoramento de estratégias;
  • gestão de documentos;
  • proteção de patrimônio.

O que faz um analista de departamento societário?

Um analista societário desempenha diversas funções relacionadas a formalização de cadastros, documentos e participações acionárias. Confira quais são as atividades de um analista societário em prol da rotina societária.

Elaboração e revisão de documentos societários

Envolve os estatutos e contratos sociais. Documentos como acordos entre os acionistas e o livro de registro de ações nominativas, que estabelecem a estrutura, os direitos e as responsabilidades dos sócios e órgãos de governança da empresa, são alguns dos exemplos.

Cumprimento das obrigações legais

O setor societário assegura que a empresa esteja de acordo com todas as obrigações legais e regulatórias. Isso inclui elaborar e arquivar relatórios financeiros, organizar a documentação de assembleias dos acionistas e cumprir com os prazos estabelecidos pela legislação societária. Outra atividade importante para o cumprimento legal é manter os livros societários atualizados, essa é uma obrigação prevista pela Lei das S/As.

Governança corporativa

A implementação de políticas internas contribui para as boas práticas de governança corporativa, garantindo transparência e prestação de contas. Aqui, o auxiliar de departamento societário estabelece e monitora o código de ética e conduta da companhia.

Alterações contratuais

À medida que uma empresa cresce e se desenvolve, podem surgir mudanças em sua estrutura ou atividade. Isso envolve transações corporativas, como fusões, aquisições, incorporações e cisões. Alguns exemplos de alterações contratuais são:

Esse nosso case de sucesso fazia o gerenciamento de participações de maneira improvisada, até a chegada do Basement. Com a visualização simplificada do cap table foi possível organizar e digitalizar as participações, trazendo muito mais segurança e agilidade das informações.

Se você é um analista jurídico ou de governança, pode executar essas atividades societárias, bem como os diretores ou gerentes de operação.

A crescente necessidade de profissionais especializados dessa área também fomenta a educação no segmento. Diante deste cenário, já é possível encontrar diversos cursos relacionados ao direito e departamento societário.

5 dicas para otimizar o departamento societário

Ainda tem dúvidas sobre como otimizar o departamento societário? Abaixo, listamos 5 dicas valiosas para a sua rotina societária com exemplos reais de empresas que aperfeiçoaram seu departamento societário.

  1. Atualize os conhecimentos
  2. Fortaleça a governança corporativa
  3. Promova colaboração
  4. Treine a sua equipe
  5. Invista em inovação

Atualize os seus conhecimentos

Manter-se atualizado é essencial para o departamento societário, uma vez que as leis, regulamentações e práticas empresariais estão em constante evolução. Investir em atualização é importante para identificar mudanças e se adaptar mais rapidamente.

Fortaleça a governança corporativa

Garanta que a empresa seja administrada de forma ética, transparente e em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Além de desenvolver mais confiança e transparência entre os acionistas, investidores e demais stakeholders.

Descubra como a Onyo gerenciou um cap table com mais de 100 sócios sem perder o controle e a confiança dos investidores no nosso case de sucesso.

Promova colaboração

A colaboração eficaz entre o departamento societário e outras áreas da empresa como o financeiro, recursos humanos e jurídico, é fundamental para o sucesso organizacional. Os principais benefícios são a comunicação eficiente e a sinergia de competências.

Um exemplo disso se aplica quando uma empresa LTDA se torna uma S/A, é preciso que todos os setores envolvidos entendam como funciona uma sociedade anônima para facilitar o processo legal e a adaptação.

Treine a sua equipe

Treinar os profissionais responsáveis pelo departamento societário é fundamental para o aprimoramento das habilidades e retenção de talentos. Ofereça oportunidades e motive o desenvolvimento dos colaboradores.

Para o JOTA, modernizar a gestão societária foi a concretização de um processo de aprendizado para toda a equipe sobre o conceito de stock options. O apoio do Basement a nível estratégico foi crucial para engajar os colaboradores e solucionar todas as dúvidas.

O Basement descomplica as rotinas do  departamento societário e simplifica o controle de participações. Nosso sistema oferece uma visão organizada do societário , centraliza a gestão de documentos, facilita o acesso a informações valiosas, reduz custos com papéis, minimiza erros e mão de obra com um sistema automatizado e especialista em gestão societária.

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