Você sabe como funciona e o que faz um departamento societário de uma empresa? Também chamado de setor societário, ele contribui para a gestão societária coordenando as atividades relacionadas à constituição, organização e manutenção legal de uma instituição.
A principal função do departamento societário é garantir a conformidade das operações, cumprindo os regulamentos e assegurando os interesses dos acionistas.
Ao longo deste conteúdo, você encontra tudo o que precisa para esclarecer as principais dúvidas sobre as rotinas do setor societário, como geri-lo e sua importância para grandes empresas. Siga a leitura.
Qual a importância do departamento societário?
O departamento societário é encarregado pelos processos contratuais e situação cadastral da companhia. Ou seja, realiza a abertura, alterações e o encerramento da corporação.
Antes de iniciar as atuações de uma empresa, deve-se planejar as atividades desse departamento. Já que, é responsável por regularizar, em órgãos públicos, a situação tributária da empresa.
O departamento societário oferece serviços fundamentais para o empreendedor e a empresa, a começar pela estruturação do tipo societário e a abertura, alteração e encerramento da corporação. Esse setor é responsável por proteger e regularizar os processos societários, garantindo estabilidade e transparência aos sócios. Outros ganhos são:
- garantir menores custos contratuais;
- garantir a efetivação dos contratos;
- obter os alvarás e licenças necessários;
- auxílio na resolução de conflitos societários;
- regulariza as atividades empresariais;
- identifica e minimiza riscos e custos;
- atuação na venda ou aquisição de sociedade;
- aprimoramento de estratégias;
- gestão de documentos;
- proteção de patrimônio.
O que faz um analista de departamento societário?
Um analista societário desempenha diversas funções relacionadas a formalização de cadastros, documentos e participações acionárias. Confira quais são as atividades de um analista societário em prol da rotina societária.
Elaboração e revisão de documentos societários
Envolve os estatutos e contratos sociais. Documentos como acordos entre os acionistas e o livro de registro de ações nominativas, que estabelecem a estrutura, os direitos e as responsabilidades dos sócios e órgãos de governança da empresa, são alguns dos exemplos.
Cumprimento das obrigações legais
O setor societário assegura que a empresa esteja de acordo com todas as obrigações legais e regulatórias. Isso inclui elaborar e arquivar relatórios financeiros, organizar a documentação de assembleias dos acionistas e cumprir com os prazos estabelecidos pela legislação societária. Outra atividade importante para o cumprimento legal é manter os livros societários atualizados, essa é uma obrigação prevista pela Lei das S/As.
Governança corporativa
A implementação de políticas internas contribui para as boas práticas de governança corporativa, garantindo transparência e prestação de contas. Aqui, o auxiliar de departamento societário estabelece e monitora o código de ética e conduta da companhia.
Alterações contratuais
À medida que uma empresa cresce e se desenvolve, podem surgir mudanças em sua estrutura ou atividade. Isso envolve transações corporativas, como fusões, aquisições, incorporações e cisões. Alguns exemplos de alterações contratuais são:
- mudanças de endereço;
- mudanças no quadro societário;
- objetivos sociais;
- aumento de capital ou;
- quando uma empresa passa a oferecer incentivos de longo prazo, como stock options e ações restritas.
Esse nosso case de sucesso fazia o gerenciamento de participações de maneira improvisada, até a chegada do Basement. Com a visualização simplificada do cap table foi possível organizar e digitalizar as participações, trazendo muito mais segurança e agilidade das informações.
Se você é um analista jurídico ou de governança, pode executar essas atividades societárias, bem como os diretores ou gerentes de operação.
A crescente necessidade de profissionais especializados dessa área também fomenta a educação no segmento. Diante deste cenário, já é possível encontrar diversos cursos relacionados ao direito e departamento societário.
5 dicas para otimizar o departamento societário
Ainda tem dúvidas sobre como otimizar o departamento societário? Abaixo, listamos 5 dicas valiosas para a sua rotina societária com exemplos reais de empresas que aperfeiçoaram seu departamento societário.
- Atualize os conhecimentos
- Fortaleça a governança corporativa
- Promova colaboração
- Treine a sua equipe
- Invista em inovação
Atualize os seus conhecimentos
Manter-se atualizado é essencial para o departamento societário, uma vez que as leis, regulamentações e práticas empresariais estão em constante evolução. Investir em atualização é importante para identificar mudanças e se adaptar mais rapidamente.
Fortaleça a governança corporativa
Garanta que a empresa seja administrada de forma ética, transparente e em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis. Além de desenvolver mais confiança e transparência entre os acionistas, investidores e demais stakeholders.
Descubra como a Onyo gerenciou um cap table com mais de 100 sócios sem perder o controle e a confiança dos investidores no nosso case de sucesso.
Promova colaboração
A colaboração eficaz entre o departamento societário e outras áreas da empresa como o financeiro, recursos humanos e jurídico, é fundamental para o sucesso organizacional. Os principais benefícios são a comunicação eficiente e a sinergia de competências.
Um exemplo disso se aplica quando uma empresa LTDA se torna uma S/A, é preciso que todos os setores envolvidos entendam como funciona uma sociedade anônima para facilitar o processo legal e a adaptação.
Treine a sua equipe
Treinar os profissionais responsáveis pelo departamento societário é fundamental para o aprimoramento das habilidades e retenção de talentos. Ofereça oportunidades e motive o desenvolvimento dos colaboradores.
Para o JOTA, modernizar a gestão societária foi a concretização de um processo de aprendizado para toda a equipe sobre o conceito de stock options. O apoio do Basement a nível estratégico foi crucial para engajar os colaboradores e solucionar todas as dúvidas.
O Basement descomplica as rotinas do departamento societário e simplifica o controle de participações. Nosso sistema oferece uma visão organizada do societário , centraliza a gestão de documentos, facilita o acesso a informações valiosas, reduz custos com papéis, minimiza erros e mão de obra com um sistema automatizado e especialista em gestão societária.
