Gestores de S/As de capital fechado agora precisam reorganizar a gestão societária de suas empresas para uma novidade. Com a Instrução Normativa DREI n.82, tornou-se obrigatório adotar Livros Societários Digitais.
Mesmo sendo uma mudança obrigatória, é importante entender suas vantagens e seus desafios. Essa compreensão vai ajudar os gestores a fazer o planejamento da migração do formato físico para o digital. Assim, essa transição pode ser mais bem-sucedida.
O que você encontrará neste conteúdo?
Quer descobrir as principais vantagens e desafios de adotar Livros Societários Digitais? Então, fique com a gente até o final deste artigo!
Porque você precisa adotar Livros Societários Digitais
Para começar, vamos apenas reforçar que a migração dos Livros Societários do formato físico para o digital não é uma opção. Esse é um dever imposto por uma nova norma.
A Instrução Normativa DREI n.82 determinou que todas as S/As de capital fechado devem adotar Livros Societários Digitais. Talvez você não precise mudar hoje, mas a mudança é inevitável. E, quanto antes sua empresa se organizar para atender à norma, melhor.
Vantagens de adotar Livros Societários Digitais
Sim, adotar Livros Societários Digitais é um dever. Porém, isso não significa que ele não pode trazer vantagens para sua empresa. Veja quais são os 4 principais benefícios dessa mudança.
Melhor governança
Com Livros Societários Digitais, é possível elevar a governança da S/A para um novo patamar.
Pense em alguns dos problemas que são comuns com Livros Societários no formato físico:
- Livros perdidos
- Livros danificados
- Livros com erros
Adotando o formato digital, torna-se mais fácil evitar ou solucionar esses problemas.
Por exemplo, os arquivos eletrônicos não são danificados pelo tempo. Isso significa que as informações armazenadas nos Livros Societários Digitais tendem a estar mais protegidas. Também é mais fácil manter as informações corretas, completas e atualizadas.
E, se você tiver a ferramenta certa para criar esses Livros, não vai ser preciso ficar “correndo atrás” do que já passou. Chega de fazer atas de reuniões de meses atrás, ou buscar assinaturas de pessoas que moram em outras cidades ou que não estão mais na empresa.
Na realidade, será possível criar os registros dos eventos societários assim que eles acontecem. Então, na hora de gerar o Livro, o processo é tão rápido quanto apertar um botão.
Para completar, se qualquer pessoa interessada precisar consultar os registros, ela poderá localizar as informações desejadas facilmente, pois estão centralizadas e organizadas em arquivos eletrônicos. Existe total transparência diante dos stakeholders. A vida societária da empresa é, literalmente, um livro (digital) aberto.
Mais atratividade na captação de recursos
A melhor governança leva a outra vantagem significativa. Sua empresa torna-se mais atrativa na captação de recursos, seja por meio de investimento ou de financiamento.
Investidores e instituições financeiras fazem questão de saber os detalhes da vida societária de uma empresa, antes de colocar seu capital em jogo. Por isso, é fundamental que essas informações sejam corretas, completas, atualizadas e facilmente verificáveis.
Com Livros Societários Digitais – e, mais ainda, com a Gestão Societária Digital –, sua empresa mantém a vida societária em dia e demonstra transparência. Assim, as chances de sucesso na captação de recursos aumentam.
Mais eficiência
Os Livros Societários Digitais vão trazer mais eficiência para a gestão societária das S/As de capital fechado.
Em primeiro lugar, os processos de registro dos documentos societários e de geração dos livros são muito simples. Com a ferramenta certa, esses processos podem ser completados em poucos passos.
Outro destaque é que os responsáveis – em geral, o setor jurídico da empresa – não precisam mais perder tempo resolvendo problemas como atas atrasadas, assinaturas faltando ou livros não autenticados.
Todos os eventos societários podem ser registrados imediatamente. Os administradores têm total controle das pendências. Além disso, na hora de localizar algum registro específico, as buscas são muito mais fáceis e ágeis.
Dessa maneira, a vida societária da empresa fica sempre em dia. Enquanto isso, o setor jurídico pode se dedicar a outras demandas e ser mais produtivo.
Mais segurança
Nós já mencionamos essa vantagem dos Livros Societários Digitais ao falar sobre governança. Porém, a segurança da informação registrada é tão fundamental que merece seu próprio tópico.
Adotando o formato digital, sua empresa conta com mais segurança para as informações da vida societária. Afinal, os arquivos eletrônicos apresentam menor risco de perda ou danos do que Livros físicos.
O papel se desfaz com o tempo, fica amarelado, pode ser molhado ou corroído. Muitas vezes, acaba guardado em algum lugar onde nunca mais será encontrado. Para completar, ocupa espaço físico, que é severamente limitado.
Já o arquivo eletrônico não ocupa espaço físico. Ainda melhor, ele pode ser salvo em nuvem, o que permite que seja consultado de qualquer equipamento, em qualquer lugar. Ele não sofre qualquer avaria com o tempo.
Vale a pena destacar que, desde que sejam tomados cuidados mínimos de segurança, os Livros Societários Digitais também não são perdidos, nem podem ser acessados por pessoas não autorizadas.
Desafios de adotar Livros Societários Digitais
Apesar das vantagens que os Livros Societários Digitais oferecem, adotar esse novo formato apresenta alguns desafios. Veja quais são os 2 principais pontos de atenção para os gestores e responsáveis jurídicos das S/As.
Encontrar uma solução adequada
Para tirar o máximo proveito das vantagens de Livros Digitais, não basta migrar para o formato “digitalizado” – como Word, Excel ou fotocópias de arquivos físicos. É preciso automatizar a criação e gestão dos Livros Societários. Por isso, sua empresa precisa de uma ferramenta poderosa, com as funcionalidades certas.
Mas, afinal, qual é a diferença entre Livros digitalizados e Livros automatizados? Para entender melhor, você pode conferir essa tabela comparativa:
A boa notícia é que, depois de encontrar essa ferramenta, sua empresa poderá fazer muito mais do que apenas migrar para os Livros Societários Digitais. Será possível desenvolver uma Gestão Societária Digital, muito mais eficiente e com padrões de governança mais elevados.
Aprender a usar o sistema da Junta Comercial
Outro desafio de adotar Livros Societários Digitais é aprender a usar o sistema da Junta Comercial de seu estado. Cada Junta tem seu próprio sistema, que é usado na hora de autenticar os Livros.
Alguns sistemas podem ser mais complexos ou apresentar problemas como lentidão e instabilidade. Felizmente, a tendência é que eles sejam aprimorados ao longo do tempo.
Além disso, se você contar com uma ferramenta poderosa para sua Gestão Societária – como vimos no item anterior –, poderá futuramente ter uma grande vantagem. Estamos falando da integração da plataforma de Livros Digitais com o sistema da Junta. Com essa integração, não será preciso sair da plataforma para autenticar os Livros na Junta.
Quer entender como funciona a autenticação de Livros Societários Digitais? Cada Junta, como já explicamos, tem seu sistema. Nós preparamos um passo a passo da autenticação de Livros Digitais na Jucesp. Confira e tire suas dúvidas!
