A publicação da Instrução Normativa DREI nº 82 – a IN 82 – decretou o fim do uso de livros societários de papel. Dessa forma, desde 2021, responsáveis pela gestão societária de empresas em todo o Brasil foram impactados com essa mudança regulatória relevante.
A instrução moderniza o processo de autenticação e armazenamento, além de oficializar o formato digital para os livros. Isso significa uma evidente redução de burocracia e maior uniformização, modernização e automatização dos procedimentos societários.
O que você encontrará neste conteúdo?
Porém, ainda há dúvidas sobre como se adaptar às novas regras e procedimentos. Pensando nisso, preparamos esse conteúdo completo para explicar tudo o que envolve a IN 82 e seu impacto para os departamentos jurídicos.
Antes de prosseguir, aproveite para assistir ao vídeo abaixo, onde nosso CEO, Fred Rizzo, introduz as mudanças definidas pela IN 82.
O que diz a IN DREI 82/2021?
A norma torna obrigatória a migração de livros societários em papel, no formato físico, para livros societários digitais. A IN 82 ainda determina que as Juntas Comerciais dos estados adotem sistemas aptos a receber os arquivos eletrônicos dos livros, além dos termos de abertura e fechamento.
Abaixo, destacamos um trecho colhido diretamente da minuta que determina a IN 82/2021, publicada em fevereiro de 2021 e em vigência desde junho do mesmo ano:
“Institui os procedimentos para autenticação dos livros contábeis ou não dos empresários individuais, das empresas individuais de responsabilidade limitada – Eireli, das sociedades, bem como dos livros dos agentes auxiliares do comércio.”
Além disso, a IN 82 também instaura o processo de autenticação automática dos livros empresariais. Com isso, o procedimento pode ser concluído em poucos cliques.
Conforme a própria Instrução Normativa diz, o objetivo considera a necessidade de simplificar, uniformizar, modernizar e automatizar os procedimentos relativos à autenticação dos termos de abertura e de encerramento dos instrumentos de escrituração contábil, dos livros sociais e dos livros dos agentes auxiliares do comércio.
“As Juntas Comerciais adaptarão seus sistemas para recepcionar os livros ou seus dados, inclusive os livros societários e os livros dos agentes auxiliares.”
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IN DREI 79: livros em branco e armazenamento de dados nas Juntas Comerciais
Umas das dúvidas geradas pela IN 82 diz respeito à possibilidade de criar livros societários digitais em branco.
Antes da nova norma, as empresas podiam comprar os livros e levá-los em branco até a Junta Comercial, onde seriam submetidos à autenticação do termo de abertura e encerramento. Esse processo possibilitava que tudo que fosse escrito e averbado de maneira conjunta, e os livros não precisavam voltar ao órgão.
Com a publicação da IN 82, porém, foi estabelecido que as organizações deveriam autenticar cada novo ato societário. Isso tornou o procedimento inviável, principalmente para a rotina das S/As.
O cenário obrigou o Departamento Nacional de Registro Empresarial e Integração (DREI), responsável pela regulação das atividades de Juntas Comerciais e das empresas registradas nelas, a editar uma atualização da norma.
Assim, surgiu a Instrução Normativa DREI nº 79 – a IN 79. Publicada em novembro de 2022, a mudança solucionou questões relacionadas à segurança de informações sensíveis, tópico muito criticado no primeiro texto da IN 82, e esclareceu a possibilidade de usar os livros em branco..
A IN 79 especifica que a própria administração das empresas deve controlar as versões, desde que haja uma declaração de que o livro está sendo atualizado. Ou seja, não é mais necessário que as companhias compartilhem informações sensíveis, como livros de ata e de conselho, com a Junta.
No caso dos livros em branco digitais, as empresas passam a poder registrar e autenticar os termos de abertura e encerramento na Junta Comercial sem a necessidade de já ter averbado o livro. Assim, são disponibilizados arquivos separados de cada um dos termos, que deverão ser anexados aos atos societários registrados posteriormente.
Mesmo para casos em que os livros já sejam apresentados à Junta preenchidos, a norma determina que esses dados só podem ser armazenados pelo órgão por até 30 dias.
Dessa forma, a edição desta instrução normativa – IN DREI 79 – incorpora algumas mudanças adicionais em relação às dispostas pela IN DREI 82. Confira na tabela abaixo.
| Antes da IN DREI 82 | Após a IN DREI 82 | Após a IN DREI 79 | |
| Livros societários físicos | Eram permitidos | Permitidos apenas para empresas abertas antes de junho de 2021 e somente até acabarem as páginas disponíveis | – |
| Autenticação dos livros | Era necessário passar pela avaliação de um analista e chegava a levar meses | É realizada de forma automática | – |
| Livros societários em branco | Eram permitidos | Não eram permitidos | Passa a ser autorizado |
| Segurança da informação | Totalmente dependente da posse dos administradores | Informações sensíveis passavam pela Junta cada vez que um novo registro era feito | Não é preciso mais compartilhar informações sensíveis com as Juntas |
Assista ao vídeo abaixo e entenda mais sobre como fica a situação dos livros societários em branco após a IN 79.
Outras observações propostas pela IN 79
Além dessas quatro mudanças que mencionamos no quadro acima, outras observações foram feitas no texto da IN 79. Entre elas, destacam-se:
- Responsabilidade pela escrituração dos livros: a atualização da IN 82 deixa claro que o dever de atualizar os livros digitais é da administração da empresa e não das Juntas;
- Flexibilidade na formatação : diferentemente do que ocorria com os livros físicos, os livros digitais podem ser elaborados no estilo escolhido pela empresa, mas com tamanho máximo de 10MB e com o arquivo no formato PDF;
- Substituição do legado de livros físicos por digitais: livros societários antigos, que deveriam ser mantidos no tradicional formato de capa preta pelas empresas, agora podem ser migrados para um banco de dados.
O que muda para as empresas com a IN 82?
A IN 82 marca o início de uma nova era na governança das S/As. Em um momento em que temas como compliance e transparência são tão falados, trazer os registros e documentos societários para o digital proporciona maior segurança jurídica.
O impacto em cada tipo de empresa é diferente, e deve ser considerado pelo responsável jurídico da maneira correta. Leia a seguir sobre como cada tipo societário deve se portar perante as mudanças.
A mudança para as LTDAs
A princípio, a maioria das LTDAs não precisa migrar para os livros societários digitais. Isso ocorre pois não se enquadram nos critérios que tornam obrigatória a manutenção dos livros. Se não é obrigatório mantê-los, consequentemente, também não é exigido que sejam digitalizados.
Sendo assim, apenas as empresas LTDA que têm mais de 10 sócios, apresentam conselho fiscal ativo e não realizam nomeação dos administradores por meio de alterações no contrato social têm a obrigação de migrar para o formato digital.
As mudanças para as S/As
O impacto da nova norma é diferente para as S/As segundo a sua data de constituição. Para uma empresa S/A criada a partir do início da vigência da norma – 20 de junho de 2021 –, os livros societários digitais são obrigatórios desde o começo de suas atividades. Ou seja, o impacto da IN 82 é imediato.
Já para uma S/A existente antes de 20 de junho, os reflexos não são imediatos, mas de curto prazo. Isso porque os livros físicos que já haviam sido autenticados antes da vigência da IN 82 podem continuar sendo usados até seu encerramento. Depois que os livros abertos forem finalizados, qualquer novo livro deverá ser autenticado em formato digital.
Por isso, se sua empresa vai migrar para livros societários digitais, entender a IN 82 é apenas o início. Em seguida, você precisa conhecer o procedimento para fazer a abertura desses livros na Junta Comercial do seu estado.
Quer saber mais? Assista ao nosso vídeo que ensina como fazer esse processo na Junta Comercial do Estado de São Paulo (JUCESP). Assista abaixo.
IN 82, livros digitais e o futuro da gestão societária
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