Documentos societários são declarações legais que estabelecem as regras e regulamentos para a criação, estruturação e funcionamento de uma sociedade. Eles são essenciais para definir as relações entre os sócios e estabelecer as responsabilidades, direitos e deveres de cada um.
Os documentos societários servem para comprovar a existência de uma empresa e possibilitar as operações societárias, que podem ser: incorporação, fusão, aumento de capital, transferência ou recompra de ativos e cisão, por exemplo. O registro desses documentos são importantes para garantir uma governança societária eficiente. Já que, protegem os interesses dos sócios, atraem investidores, facilitam a comunicação interna e externa e fortalecem o compliance da empresa.
O que você encontrará neste conteúdo?
Quais são os documentos societários fundamentais de uma empresa?
Os documentos societários moldam a identidade jurídica de uma empresa. Dessa forma, entender quais são esses documentos e o que eles estabelecem é importante para registrar os aplicáveis às atividades da sua instituição.
Contrato social
Também conhecido como estatuto social, esse contrato aborda os direitos e deveres dos sócios no momento de abertura de uma sociedade empresarial. Nele contém a razão social, o capital da sociedade, a participação de cada sócio, prazos e objetivo social, por exemplo.
CNPJ
O CNPJ (Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas) registra a empresa perante a Receita Federal. Esse documento societário de pessoa jurídica contém os dados cadastrais da empresa, como o nome fantasia, a natureza jurídica, o endereço de atuação e a atividade econômica.
Atas de assembleias
As atas de assembleias e reuniões de conselho são registros formais das deliberações e decisões tomadas perante os acionistas. Elas documentam as discussões, votações e aprovações de assuntos importantes, como alterações estatutárias, eleição de diretores, distribuição de dividendos, entre outros.
Termos de transferência de ações
Os termos de transferência de ações formalizam as transferências de ações entre os acionistas. Eles estabelecem os detalhes da transação, como o preço, condições de pagamento, restrições ou direitos associados às ações transferidas.
Contratos de ILPs
Os contratos de incentivos de longo prazo (ILPs) são utilizados para formalizar a distribuição de ativos para colaboradores, seja por meio da opção de compra, oferta de ações ou outras formas de participação societária. Esses contratos estabelecem os termos e condições do investimento, incluindo a quantidade acionária adquirida. Bem como as eventuais restrições ou condições para a venda dos ativos .
Contratos de investimento
Os contratos de investimento são utilizados para formalizar acordos de investimento em uma empresa. Eles detalham os termos do investimento, a finalidade do investimento, as condições de financiamento, as garantias exigidas, entre outros aspectos. Esses contratos são comumente usados em rodadas de investimento por investidores externos.
Contratos de debêntures
As debêntures são títulos de dívida emitidos por uma empresa para captar recursos financeiros. Os contratos de debêntures estabelecem os termos e condições desses títulos. Isso inclui o valor nominal, a taxa de juros e a forma de pagamento. Assim como as garantias oferecidas e os direitos dos debenturistas em relação à empresa.
Procurações
As procurações são documentos legais que concedem poder e autoridade a uma pessoa para agir em nome de outra pessoa ou entidade. São chamadas de mandatário e mandante, respectivamente. Geralmente essa procuração é usada para representar uma empresa em transações comerciais, assinaturas de contratos e tomada de decisões em nome da empresa.
Boletins de subscrição
Os boletins de subscrição são documentos utilizados no processo de emissão e venda de ações de uma empresa. Quando uma empresa decide aumentar seu capital social emitindo novas ações, ela pode oferecer essas ações para investidores em potencial. Este documento detalha as condições da oferta e os investidores interessados devem preencher e assinar o boletim de subscrição. É uma forma de garantir o compromisso com a compra.
Acordos de Acionistas
Esses acordos firmam as responsabilidades e obrigações entre os acionistas de uma empresa, estabelecendo uma relação entre a empresa e suas ações. São geralmente usados para definir questões de governança corporativa, distribuição de lucros, transferência de ações e resolução de conflitos.
Livros societários digitais
Os livros societários são registros formais que documentam a estrutura societária da empresa, transações importantes e decisões tomadas pelos órgãos de governança. Os livros societários digitais são versões digitalizadas desses registros, facilitando o acesso, a consulta e a atualização das informações corporativas.
Como preparar os documentos societários para registro público da empresa?
Conforme o artigo 967 do Código Civil, “É obrigatória a inscrição do empresário no Registro Público de Empresas Mercantis da respectiva sede, antes do início de sua atividade.”
Para preparar os documentos societários corretamente, existem uma série de etapas, as 5 principais etapas são:
- definição do tipo de estrutura societária;
- aval jurídico e contábil em relação a legislação;
- elaboração do contrato social, e por fim;
- reunir os documentos originais e cópias necessários;
- realizar o registro da empresa perante os órgãos competentes.
5 dicas para uma gestão de documentos societários eficiente
As estratégias de gestão de decaimento dependem da estrutura e do quadro societário estabelecido pela empresa. As 5 dicas a seguir servem para fortalecer a composição societária da sua empresa e facilitar a tomada de decisões mais precisas.
- Organize em categoria e mantenha os documentos societários atualizados;
- Controle as alterações desses documentos para garantir um histórico claro;
- Estabeleça um armazenamento seguro para fácil acesso e pesquisa;
- Digitalize os documentos para garantir confidencialidade das informações;
- Implemente um sistema de gestão societária para agilizar processos.
Documento societário físico vs digital
A diferença está no formato em que esses documentos são criados, armazenados e acessados. Os documentos societários físicos são impressos em papel, armazenados em pastas. Já os digitais são armazenados em dispositivos eletrônicos, como computadores ou sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
Transformar documentos físicos em digitais é mais fácil do que você imagina. Entre os diversos benefícios, podemos destacar:
- redução de riscos, como perdas físicas;
- acesso e consulta facilitado;
- armazenamento eficiente;
- economia de espaço e manutenção;
- preservação dos documentos;
- facilidade de compartilhamento;
- documentos societários atualizados.
Essa digitalização em alguns casos é obrigatória, como em relação aos livros societários digitais. A IN 82 do DREI determinou que livros societários físicos não serão mais aceitos nas Juntas Comerciais. Isso significa que as empresas deverão, obrigatoriamente, migrar para o digital.
Para orientar esse processo de digitalização, desenvolvemos um e-book com tudo que você precisa saber sobre Livros Societários Digitais. Conte com o Basement para uma gestão societária eficiente e descomplique seus documentos societários.
