O desafio
Antes do Basement, os processos da rotina societária dependiam de planilhas e controles manuais. Livros físicos eram digitalizados pontualmente, mas não havia um ambiente único que reunisse tudo.
“A gente buscava uma plataforma para concentrar atividades que estavam espalhadas em várias planilhas. A intenção era uniformizar o controle societário“, explica Tauanna Matias, advogada da área societária.
Além da descentralização, havia também o desafio do volume. Só no primeiro semestre do ano, a equipe precisa lidar com assembleias e atos societários de todas as companhias do grupo — o que exigia um sistema que trouxesse visibilidade, padronização e rastreabilidade.
“O processo começava no ato e seguia até as publicações. Isso gerava muito volume e risco de inconsistência”, lembra Lara Campelo, também advogada da equipe.
A solução
A equipe escolheu o Basement pela proposta de centralizar a gestão societária e eliminar tarefas manuais. Com a ajuda do time de operações, iniciou-se o processo de implementação: digitalização dos livros físicos, organização dos documentos em linha do tempo e estruturação de dados de capital social, ações e mandatos.
“Foi um trabalho duplo. A gente organizou os materiais, digitalizou livros e criou uma pasta no Drive para o time da Basement. Eles subiram os dados na plataforma, e a gente foi revisando e explicando casos mais complexos”, conta Lara.
Esse processo trouxe desafios importantes, especialmente nas empresas mais antigas do grupo. Muitas delas foram adquiridas com históricos societários longos, participações de minoritários e documentação anterior ao Plano Real.
“Tinha uma empresa cujo histórico começava antes da mudança de moeda. Tivemos que lidar com registros em cruzeiros e refazer toda a linha do tempo de ações”, lembra Lara. “Eram casos com movimentações antigas, anulações, inconsistências. Tudo isso exigiu muito cuidado para refletir com precisão na plataforma.”
A funcionalidade de eventos se tornou central na rotina. “É o que mais usamos hoje. Criamos e acompanhamos assembleias, reuniões, tudo por lá. E o livro de atas é alimentado automaticamente”, destaca Tauanna.
Com isso, a equipe passou a registrar decisões e gerar documentos com poucos cliques, em vez de navegar por diversas planilhas e pastas.
O impacto
Após mais de um ano da contratação do Basement, a Brennand Energia passou a operar com mais integridade, agilidade e segurança. As informações estão todas concentradas em um só lugar, acessíveis com rastreabilidade e com redução significativa de retrabalho.
“O Basement entrega agilidade e integridade. Hoje a gente consegue confiar 100% na informação que está na plataforma”, reforça Lara.
“A gente não precisa mais fazer cada etapa manualmente. Uma ata de aumento de capital, por exemplo, já integra automaticamente o livro de atas, o Dashboard e a atualização do histórico da companhia”, completa Tauanna.
Para um grupo empresarial com múltiplas S.A.s, empresas antigas e histórico societário extenso, o Basement se consolidou como uma fonte confiável para consulta de informações. “Se fosse hoje, seria muito mais fácil resgatar essas informações antigas. Ter tudo digitalizado e estruturado fez toda a diferença.”, conclui a advogada Lara Campelo.
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