O legado é o acervo de livros e atos societários que detalham o histórico e a estrutura acionária de uma companhia. Mas qual a importância da digitalização do legado societário?
Seja por questões de conformidade, eficiência, transparência ou segurança da informação, essa é uma prática que vem ganhando espaço. A tendência é que as corporações que visam evoluir e adentrar de vez a era digital avancem nesse sentido rumo a uma governança societária completamente integrada.
Na maioria das companhias brasileiras, o legado ainda é mantido em arquivos físicos. Porém, desde a promulgação da Instrução Normativa DREI nº 79 (IN79), essa realidade começou a mudar. Isso porque a regulamentação possibilita às companhias digitalizar os livros societários e levar toda a documentação para um ambiente digital.
A norma aponta que os livros físicos já escriturados, autenticados ou não, poderão ser digitalizados e enviados para autenticação das juntas comerciais na forma de livros societários digitais. É neste contexto que a digitalização do legado societário se encaixa.
As vantagens de digitalizar o legado societário
Em um ambiente corporativo marcado por crescentes exigências regulatórias, a digitalização do legado emerge como uma necessidade para companhias que vislumbram o longo prazo.
A transformação digital não é apenas uma questão de modernização relacionada à tecnologia. Trata-se de uma redefinição fundamental de como as organizações gerenciam suas informações vitais e atendem às demandas de governança e transparência.
Esse cenário vai de encontro com os benefícios usufruídos por companhias que já adotaram o digital para seu legado. A seguir, exploramos as principais razões pelas quais digitalizar o legado societário é crucial.
- Eficiência e acesso à informação: A digitalização facilita o gerenciamento e o acesso rápido a dados críticos. Documentos como atas de reuniões, registros acionários e demonstrações financeiras tornam-se mais acessíveis e fáceis de organizar.
- Conformidade com as normas regulatórias: Diante de uma legislação complexa como a brasileira, as empresas estão sujeitas a diversas regulamentações, como as impostas pela Comissão de Valores Mobiliários (CVM). A digitalização ajuda a manter registros precisos e atualizados, facilitando a conformidade com essas normas e a realização de auditorias.
- Governança Corporativa: Ao digitalizar seu legado, a companhia promove maior transparência, essencial para a boa governança. Isso é crucial, especialmente no Brasil, onde investidores e órgãos reguladores estão cada vez mais atentos à responsabilidade corporativa.
- Segurança dos dados: A tecnologia também oferece melhores opções de segurança da informação em comparação ao armazenamento físico. Ou seja, é um passo fundamental para proteger dados sensíveis de acionistas e da própria empresa contra perdas, danos ou acessos não autorizados.
- Sustentabilidade: Reduzir a dependência de papel contribui para a sustentabilidade, uma preocupação crescente no contexto empresarial global e brasileiro. Isso também alinha as empresas com as expectativas de uma sociedade cada vez mais consciente do meio ambiente.
Todos esses pontos acima, juntos, representam o diferencial de empresas que já optaram por levar seu legado societário para um ambiente digital. Mas qual o processo para que isso aconteça? Aproveite para falar com um de nossos especialistas e descubra como o Basement pode ajudar. Preencha o formulário abaixo e receba um contato dos nossos especialistas.
Como funciona a digitalização do legado societário?
Em nossa missão de descomplicar a gestão societária das empresas brasileiras, também dispomos de uma equipe de especialistas paralegais para digitalizar o legado societário de nossos clientes.
Nosso serviço de digitalização do legado societário vai além da simples conversão digital de documentos. Envolve a criação meticulosa de uma representação digital detalhada dos registros societários, abrangendo um período específico de tempo. Ou seja, se concentra em reconstruir cada operação empresarial dentro do banco de dados do Basement.
A digitalização inclui a geração de livros digitais que refletem todas as atividades e transações da empresa. Com isso, os livros físicos tradicionais são efetivamente encerrados junto à Junta Comercial. O passo crucial nesta transformação é a autenticação dos livros digitais reconstituídos, garantindo que eles sejam reconhecidos oficialmente como registros válidos e confiáveis da história e das operações da empresa.
O processo envolve três etapas fundamentais:
- Triagem;
- Análise; e
- Digitalização.
Triagem
Revisitar o legado societário não é uma possibilidade para a maioria das empresas. O fato de se tratar de um procedimento extremamente moroso e operacional, que demanda tempo e especialização, faz com que as companhias abandonem a possibilidade de digitalização.
Diante deste cenário, nossa equipe de especialistas fica responsável por selecionar e filtrar todos os documentos antes de reconstruí-los de forma digital dentro da plataforma.
Análise
Uma vez digitalizados, os documentos passam por uma criteriosa análise, chamada de Diagnóstico Societário. Trata-se de uma fase de verificação e correção durante a digitalização do legado societário, crucial para assegurar a precisão das informações armazenadas na plataforma.
É relativamente comum encontrar inconsistências nos registros ao longo desse processo. No entanto, é importante enfatizar que, diante de tais situações, nossa equipe paralegal está preparada para oferecer suporte integral na resolução dessas pendências.
A assistência jurídica especializada garante não apenas a correção de quaisquer discrepâncias encontradas, mas também proporciona tranquilidade e segurança ao longo da digitalização.
Digitalização
Utilizando o vasto acervo de documentos físicos analisados como ponto de partida, nossa equipe especializada se dedica a recriar o histórico societário dentro do Basement.
Cada registro é cuidadosamente replicado no banco de dados inteligente da plataforma, desenhado para otimizar a rastreabilidade das informações. Isso inclui, por exemplo, a interconexão eficiente de cada deliberação com as atas e reuniões correspondentes.
Essa abordagem resulta na criação de um “livro razão digital” completo, oferecendo uma visão panorâmica de toda a vida societária da empresa. Além de preservar o legado histórico da organização, também facilita o acesso, a análise e a gestão dessas informações cruciais, garantindo assim maior eficiência e conformidade com as práticas de governança corporativa.
Na sequência, nossa equipe, que já ajudou centenas de empresas com a abertura de livros digitais, irá liderar o processo de encerramento dos seus livros físicos perante a Junta Comercial e, na sequência, fará a abertura dos seus primeiros livros societários digitais.
Matrix Energia e Basement: um case de sucesso na digitalização do legado
A Matrix Energia, segunda maior comercializadora independente do Brasil, buscou no Basement um parceiro não apenas para otimizar suas rotinas societárias, mas também para auxiliar na digitalização.
O desafio contemplou um organograma complexo, com mais de 200 unidades, entre usinas e subsidiárias, e uma grande quantidade de documentos e informações acumulados ao longo de dez anos de legado societário.
“O processo de reconstituição dos atos societários da Matrix foi um desafio e tanto. A empresa tinha um legado de cerca de dez anos de registros, que estavam armazenados em diferentes locais e formatos. Isso exigiu um trabalho minucioso”, conta a analista de Customer Success do Basement, Natalia Barros.
Em resumo, a digitalização do legado societário não é apenas uma tendência, mas uma necessidade urgente para empresas que buscam eficiência, conformidade e sustentabilidade.
O Basement oferece um serviço completo que abrange desde a triagem e análise criteriosa dos documentos até a recriação detalhada de registros em um ambiente digital seguro e integrado.
Quer saber mais sobre como podemos ajudar a sua empresa a fazer essa transição para o digital? Solicite um contato e descubra como o Basement pode ser o parceiro ideal na digitalização do legado societário da sua empresa.
