Contexto
Em 2022, o número de M&As do setor de energia no Brasil cresceu 81%. Esse crescimento, em certa medida, tem influência de um player importante: a Matrix Energia. Em menos de dez anos de atuação, a holding abocanhou 9% do market share do segmento de comercialização e, como consequência, elevou a complexidade da operação societária em um curto espaço de tempo.
Com um organograma composto por mais de 150 usinas e 50 subsidiárias, a empresa contratou o Basement em setembro de 2022 para otimizar a organização da área societária. Acostumada a um alto fluxo de eventos, como assembleias e reuniões de conselho, a necessidade de tornar o processo de registro de atos mais ágil e inteligente era urgente.
Outra necessidade da Matrix era a regularização e migração do legado de livros societários. Sendo uma empresa essencialmente digital, manter os arquivos de papel descentralizados diminuía a eficiência dos processos de gestão e auditoria. Ter os registros digitalizados e acessíveis em uma plataforma era um desejo importante diante da alta regulação do setor de energia e pela exigência constante de investidores da companhia.
“Como advogado especializado na área societária, enfrentar o desafio de organizar a rotina societária de uma holding com uma operação tão complexa e intensa, repleta de operações de M&A, é uma tarefa que exige não apenas expertise legal, mas também uma compreensão profunda das nuances e dinâmicas do mercado energético e um olhar atento para as inovações que permitem otimizar os processos do departamento.”
Rodolfo Lemelle, Advogado Sr. da Matrix Energia
Solução
Para entender a jornada de implementação do Basement na rotina societária da Matrix Energia, nada melhor do que ouvir a experiência de quem atuou ativamente no projeto. A Natália Barros, do nosso time de Customer Success, era o principal ponto de contato que a empresa tinha conosco na fase após a contratação. De acordo com ela:
“O processo de reconstituição dos atos societários da Matrix foi um desafio e tanto. A empresa tinha um legado de cerca de dez anos de registros, que estavam armazenados em diferentes locais e formatos. Isso exigiu um trabalho minucioso que envolveu o time de CS e Operações.”
Natalia Barros, Customer Success no Basement
Para a Matrix Energia, revisitar o legado societário não era uma possibilidade no momento, dado que esse é um processo extremamente moroso e operacional. No entanto, isso pôde ser resolvido com facilidade a partir da implementação da solução do Basement. Nossa equipe ficou 100% responsável por reconstituir na plataforma operação por operação registrada nos livros e em documentos, um processo que dividimos nas seguintes etapas:
- Triagem
- Análise
- Digitalização
Vale salientar que não se trata de escanear registros, mas sim de revistar ato por ato. Por exemplo, todas as reuniões realizadas no recorte temporal selecionado e registradas no livro de atas, serão recriadas no módulo de Eventos do sistema
No caso da Matrix, o legado de cerca de dez anos de registros societários da companhia foram reconstituídos no sistema. Isso contribuiu para reduzir riscos de governança, enquanto trouxe à tona pontos de atenção que, apesar de não serem urgentes, deveriam ser tratados em prol da conformidade e transparência.
Resultado
Não é à toa que a Matrix Energia se tornou a primeira comercializadora de energia Rating A pela S&P Global Ratings. Além dos aspectos financeiros, a avaliação considerou a governança e a estrutura societária da companhia para conceder a classificação. Sem sombra de dúvida, a implementação de soluções inovadoras, como o Basement, faz parte dessa conquista.
“Com constante investimento em inovação, para garantir a eficiência nos processos, aprimorar serviços e atender às demandas crescentes do mercado, vamos buscar cada vez mais a consolidação da empresa como líder em comercialização de energia no Brasil”, disse.
Rubens Misorelli Filho, CEO da Matrix Energia
Após um processo de implementação do sistema que durou cerca de três meses, a Matrix Energia pôde notar resultados imediatos na eficiência, transparência e conformidade dos processos da área societária. Dentre elas:
- Facilidade na geração de relatórios para a diretoria
O módulo de Relatórios do Basement permitiu que a geração de relatórios automatizados com informações consolidadas sobre o organograma societário, distribuição do capital, assembleias, reuniões de conselho e demais obrigações. Isso facilita o processo de auditoria, tomada de decisão e o monitoramento do desempenho da empresa.
- Automatização das operações societárias
A automação de operações, como aumento de capital e transferência de ações, permitiu à Matrix Energia ganhar agilidade e eficiência nos processos, gerando economia de tempo ao simplificar processos que normalmente são realizados de forma totalmente manual pelas empresas. Por exemplo, o tempo necessário para registrar um aumento de capital nos livros societários foi reduzido. Atualmente, após o registro dos documentos pela Junta Comercial competente, basta realizar o input das informações no sistema do Basement para que o livro de registro de ações e o livro de atas de assembleias e/ou reuniões do conselho de administração estejam atualizados. Além disso, a automatização contribuiu para a redução de possíveis erros e a melhoria da confiabilidade dos registros, já que diversas pessoas conseguem fácil acesso aos livros.
- Autonomia para organizar documentos relacionados com eventos societários
O módulo de Eventos do Basement permitiu a centralização de todas as informações relacionadas com assembleias, reuniões de conselhos e diretoria. Isso garantiu a organização e acessibilidade de atas e documentos de mais de dez anos de operações societárias da companhia.
- Conformidade do legado societário e quadro societário organizado
A reconstituição do legado societário da Matrix no Basement permitiu um ganho de agilidade na organização dos registros. Essa ação também aumentou o controle do quadro societário da empresa. Para isso acontecer, foi fundamental a implementação de uma abordagem de fonte única da verdade (single source of truth) na área societária. Essa abordagem consiste na integração de todos os fluxos de trabalho em apenas um ponto focal, no caso, o software do Basement. Dessa forma, qualquer movimentação realizada será refletida instantaneamente nos livros, quadro social, organograma e afins.
“A implementação do Basement na Matrix Energia foi um marco importante para a área societária da empresa. O sistema automatizou tarefas manuais e complexas, o que nos permitiu nos concentrar em atividades mais estratégicas.”
Rodolfo Lemelle, Advogado Sr. da Matrix Energia
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