O desafio
O JOTA é uma startup. Como muitas empresas nesse meio, é natural os investimento de fundos de Venture Capital. Em 2019, a empresa passou por uma rodada liderada pela Astella Investimentos. Por esse motivo, ter a vida societária em ordem se tornou ainda mais importante – afinal, esse tipo de investidor costuma exigir um alto nível de governança das suas investidas.
A gestão societária ainda era feita de maneira analógica, com documentos dispersos, atas desatualizadas e livros físicos. Somada a maior complexidade da sua estrutura de capital, os meios mais analógicos de gestão e controle (a exemplo do Excel) se mostravam ineficazes.
“Nossos livros societários ainda estavam registrados em papel e o controle do quadro de participações era feito em uma planilha de excel com muitos dados. Era preciso mostrar mais transparência aos sócios e investidores.”
Gabriela Balsabino, advogada e Coordenadora de Contratos no JOTA
A solução
Foi nesse contexto que o JOTA conheceu o Basement. A empresa utilizou nossa plataforma para realizar a transição dos livros físicos para o formato digital, conforme exige a nova norma do DREI.
Para além da organização, outra vantagem importante foi a facilidade que o sistema ofereceu. A plataforma integra diferentes fluxos societários, dessa forma, operações antes manuais tornam-se automatizadas.
Por exemplo, durante uma assembleia-geral extraordinária ou uma reunião de conselho, todos os documentos evolvidos no processo serão centralizados no sistema. Assim, após a aprovação das deliberações, a atualização do livro de atas deverá ser feita. No método tradicional, isso implicaria em uma série de tarefas, no entanto, com uso da tecnologia elas serão dispensáveis.
Ou seja, assim que cada signatário concluírem o registo das assinaturas, esses documentos são combinados automaticamente para formar o livro de atas, pronto para ser enviado para Junta Comercial.
“A gestão dos Livros Digitais nos permite entrar em conformidade. Como o Jota tem sócios em vários países, não conseguiríamos assinar todos os documentos de outra forma.”
Marc Sangarné, CEO no JOTA
O resultado
No caso do JOTA, a transição dos livros físicos para o formato digital não foi motivo para dores de cabeça. Em cada etapa desse processo, nossa equipe de advogados e paralegais acompanhou de perto o time jurídico da startup para facilitar a implementação e o uso da plataforma.
“Eu me senti totalmente apoiada. Todas as dúvidas que surgiam pelo caminho, eu trazia para a equipe do Basement e recebia o retorno – sempre foi assim. Fazíamos várias trocas, com orientações sempre muito claras que me ajudaram bastante. Não fiquei sozinha em nenhum momento!”
Gabriela Balsabino, advogada e Coordenadora de Contratos no JOTA
A plataforma eliminou os desafios da gestão societária analógica, proporcionando os seguintes resultados:
- Organização: todos os documentos societários foram centralizados em um único lugar, o que facilitou o acesso e o controle das informações.
- Facilidade: as operações societárias foram automatizadas, o que reduziu a necessidade de tarefas manuais.
- Conformidade: a gestão dos livros digitais permitiu ao JOTA entrar em conformidade com as orientações da Instruçãor Normativa DREI nº 82.
“O Basement organizou toda a nossa área societária, que antes estava um pouco bagunçada. Agora, está tudo em seu devido lugar, e nossos sócios e investidores com acesso às informações – está tudo registrado na plataforma.”
Gabriela Balsabino, advogada e Coordenadora de Contratos no JOTA
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