Assista o evento Conexão Capital que conta a história de sucesso do Intesa San Paolo com o Basement
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Ana Paula Gibim, Chefe do Departamento Jurídico do Banco Intesa San PaoloO desafio
Antes da implementação do Basement no banco Intesa San Paolo, a gestão societária enfrentava dois desafios significativos. Primeiramente, a maioria dos processos societários da área eram realizados manualmente. Após a pandemia, isso se tornou ainda mais problemático, visto que as juntas comerciais e o Banco Central passaram a adotar protocolos digitais.
O outro desafio tinha a ver com as mudanças no controle acionário do banco ao longo dos anos. As diversas trocas realizadas na gestão, o controle dos livros societários e dos atos do passado implicaram em dificuldades na centralização e organização dos arquivos.
Somado a esses desafios, o quadro acionário do Intesa San Paolo é composto por investidores estrangeiros. Sendo assim, a complexidade das operações torna-se maior, visto que muitos documentos precisam ser assinados por stakeholders localizados em países diversos.
“Na pandemia, algumas atas chegaram a demorar três meses para serem assinadas. Para cumprir os atos, nós tínhamos a alternativa do uso da via da secretária, mas não podíamos utilizar essa versão para completar o registro dos livros societários”
Ana Paula Gibim, Chefe do Departamento Jurídico do Banco Intesa San Paolo
A solução
Diante desses desafios, o Banco Intesa San Paolo adotou uma abordagem estratégica ao enfrentar o problema. Com o suporte do nosso time de operações, foi selecionado um período de corte a partir de 2015 para reconstituição da vida societária da instituição no sistema
Foram mais de 120 atos reconstituídos durante o processo e cerca de 18 livros criados no sistema, exigindo um trabalho analítico e estratégico que se estendeu de abril a agosto de 2023.
Por não se tratar apenas de um processo de escanear documentos físicos, mas sim de analisar as operações do passado e reconstruí-las no software, o processo demandou mais tempo que o previsto inicialmente.
A Bruna Rodrigues, Senior Paralegal do time de operações, ressaltou que o maior desafio foi de análise e entendimento, especialmente pela natureza histórica da empresa:
“O trabalho maior que achei nesse caso foi de análise, porque havia muita escrituração. A gente precisou definir datas de corte diferentes para registros diferentes. Ou seja, não é simplesmente pegar todos os registro de um ano x para frente. Precisávamos conferir operação por operação, conferir com as atas e identificar se tinha algo faltando.”
Bruna Rodrigues, Senior Paralegal no Basement
O resultado
Com a finalização do processo de reconstituição do legado societário, o Banco Intesa San Paolo alcançou resultados significativos. O encerramento dos livros físicos e digitalização de todos os registros da companhia desde 2015 proporcionou maior visibilidade, permitindo a redução de riscos de governança e a otimização de processos.
A reconstituição de quase uma década de operações possibilitou a automação de diversos fluxos de trabalho societário, entre eles um dos mais críticos, a assinatura de atas. O impacto foi particularmente notável no quadro societário, que possui investidores estrangeiros.
A automatização das assinaturas na plataforma reduziu drasticamente o tempo necessário para a assinatura de documentos, passando de três meses para apenas três horas. A disponibilidade de tradução do sistema para o inglês e espanhol mostrou-se crucial, melhorando a comunicação e a eficiência operacional.
“Foi feito um trabalho muito apurado. Com o auxílio do time operacional do Basement, revisamos todos esses atos e verificamos eventuais pendências. Um trabalho de due-diligence que internamente não conseguiríamos fazer. Em termos de custo-benefício foi muito vantajoso para gente e bem recebido pela administração do banco”
Ana Paula Gibim, Chefe do Departamento Jurídico do Banco Intesa San Paolo
Dessa forma, o banco Intesa San Paolo não apenas resolveu os desafios existentes, mas também estabeleceu uma base sólida para a gestão societária eficiente e inovadora no futuro.
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