No dia 17 de novembro, realizamos um evento online para tratar da Instrução Normativa 82 do DREI. A norma regulou os livros societários, obrigando as empresas a migrarem seus ultrapassados cadernos de capa preta para o formato digital.
O evento teve uma alta adesão e engajamento, o que dificultou que respondêssemos a enxurrada de perguntas recebidas dentro do horário estipulado. Por isso, resolvemos transcrever as principais dúvidas levantadas pelos participantes, com suas respectivas respostas:
Já que não há mais necessidade de atribuir um número de páginas no termo de abertura e também não há limite temporal para vigência do livro, qual seria a duração recomendada?
Embora não haja um período temporal para os Livros digitais, as Juntas em geral não aceitam arquivos com mais de 20MB. O mais comum são as empresas seguindo um fechamento anual dos seus Livros Societários, assim como já fazem com seus registros contábeis.
É possível criar um livro societário digital em branco?
Na atual versão da IN82, infelizmente não. Entretanto, por conta dessa vedação, foi realizada uma consulta pública em julho/2022 com propostas para resolver problemas práticos da nova norma. Em breve, espera-se que Livros digitais em branco sejam uma realidade.
Há uma estimativa de data aproximada para publicação da nova IN?
Segundo informações não oficiais do DREI, a expectativa é de que ainda em 2022 seja publicada a nova versão da IN82.
Como que se daria o processo de atualização dos livros registrados em branco?
Para mais detalhes sobre Livros digitais em branco, assista este vídeo.
Nas empresas fechadas, com AGO presenciais, o livro fisico já registrado não poderá mais ser usado?
Os Livros físicos podem ainda ser utilizados até a última página. A abertura de novos Livros Societários deve ser feita no formato digital, exclusivamente.
No caso de livros digital, como fica o livro de presença de acionistas? Este será extinto?
Não será extinto. Em nossa experiência, vemos empresas compondo seus Livros de Presença com as Atas assinadas por todos os presentes ou, alternativamente, com documentos específicos contendo uma descrição resumida da Ata e campos para assinatura dos presentes.
Posso cancelar as folhas em branco do livro físico antigo para abrir um livro totalmente digital?
Sim. Para saber mais como migrar seus Livros Societários para o formato digital, veja este vídeo.
Então para livro digital só consigo fazer se eu já tiver todas as atas compiladas, é isso?
Exatamente. A atual IN82 ainda não permite abrir Livros Societários digitais em branco, portanto a autenticação dos Livros precisa ser feita com o conteúdo já devidamente averbado.
Atualmente a junta recebe esses Livros e não verifica o conteúdo, correto?
Depende da Junta. Na Jucesp, por exemplo, existe uma opção para autenticação instantânea dos Livros, sem qualquer validação do seu conteúdo. Em outras Juntas, o processo depende de uma validação interna. Em qualquer um dos casos, entretanto, não há garantia de que o arquivo não fique armazenado no banco de dados das Juntas. Essa é uma mudança importante esperada na nova versão da IN82, que estabeleceu um prazo máximo para a extinção desses arquivos (30 dias).
Posso colocar no livro digital as atas baixadas do próprio site da Jucesp?
Teoricamente não, pois o fluxo societário correto seria primeiro preencher os Livros, no momento da reunião, e só depois levar o arquivo à Junta.
Como funciona a gestão dos livros sob custódia em caso de sociedade com ações escriturais?
Caso a empresa opte pela contratação de um escriturador/agente custodiante, não haverá necessidade de abertura dos Livros Societários de registro de ações/debêntures e também de Transferência. Todos os demais Livros continuam existindo, em seu novo formato digital.
O Basement já possui convênio com as Juntas de São Paulo e Minas Gerais?
Uma das exigências da IN82 foi que as Juntas criassem uma conexão eletrônica com softwares especializados, como o Basement. Atualmente, temos integração com 9 Juntas no país: Amazonas, Acre, Roraima , Amapá , Ceará , Distrito Federal, Mato Grosso , Mato Grosso do Sul e Rio Grande Do Sul.
Considerando o cancelamento de um livro físico, o novo livro poderá ser emitido em versão digital ou precisará ser emitido fisicamente?
Poderá ser emitido em formato digital. Aliás, esse é um caminho não raro para empresas que possuem um legado bagunçado ou disperso, e preferem criar novas versões de seus Livros no formato digital.
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