Os livros societários são instrumentos para registro dos atos e deliberações da companhia. Erros de forma, retroatividade sem lastro, inconsistências entre documentos e falhas de autenticação são os deslizes mais comuns no preenchimento. Com modelos padronizados, conferência documental e ferramentas digitais em conformidade com a IN DREI 82/2021, é possível reduzir riscos e auditorias reprovadas.
O que são livros societários?
Livros societários são registros formais dos principais atos e deliberações de uma companhia (S.A. e, em parte, Ltda.), com efeitos jurídicos e probatórios. Exemplos: Livro de Atas das Assembleias Gerais, Livro de Atas e Deliberações do Conselho de Administração, Livro de Atas das Reuniões da Diretoria e Livro de Registro de Ações Nominativas.
Por que são importantes?
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Segurança jurídica dos atos societários.
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Comprovação perante Juntas Comerciais e, quando aplicável, CVM.
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Base para auditorias e due diligence.
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Mitigação de riscos para a companhia e administradores.
Nota: Com a digitalização impulsionada pela IN DREI 82/2021, aumentou a atenção à estrutura, autenticidade e integridade dos registros digitais.
Principais erros e como evitar
1) Falta de formalidade e linguagem inadequada
Erros típicos: linguagem subjetiva; omissão de data, nomes, cargos, quórum ou votos.
Como evitar: use redação objetiva e padronizada.
Exemplo correto: “O Conselho de Administração deliberou, por unanimidade, aprovar o orçamento anual para o exercício de 2025.”
2) Preenchimento retroativo sem respaldo
Problema: preenchimento tardio com data retroativa sem documentação.
Risco: questionamento de autenticidade em auditorias ou disputas.
Como evitar: registrar a regularização na própria ata e/ou ratificar em reunião posterior, anexando os documentos de suporte.
3) Inconsistência entre documentos
Problema: divergência entre atas, estatuto/contrato social e arquivamentos na Junta ou publicações.
Como evitar: conferir documentos-base (versão vigente), controlar versionamento e amarrar alterações estatutárias às deliberações correlatas.
4) Assinaturas incorretas ou ausentes
Problema: falta de assinaturas obrigatórias ou assinatura por quem não tem poderes.
Como evitar: verificar poderes de representação e fluxo de assinaturas por tipo de ato; manter trilha de aprovação.
5) Numeração e paginação falhas
Problema: páginas puladas, duplicadas ou livro iniciado sem autenticação (quando exigida).
Como evitar: usar ferramentas que automatizem numeração e garantam sequência lógico-cronológica.
6) Falta de autenticação/registro na Junta Comercial
Problema: livros de S.A. sem autenticação prévia (quando aplicável) perdem eficácia.
Como evitar: seguir o manual da Junta Comercial do seu estado e monitorar o status de autenticação.
Como evitar esses erros na prática?
Implemente:
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Modelos padronizados (atas, deliberações, registros).
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Ferramenta de gestão societária com controle de versão, logs, assinaturas digitais e numeração automática.
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Auditorias periódicas dos livros.
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Treinamento de administradores, secretários e assessoria jurídica.
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Calendário e checklists de obrigações societárias.
Quais dúvidas frequentes ao preencher livros societários?
1) Quais livros são obrigatórios para S.A.?
Livro de Registro de Ações Nominativas; Livro de Atas das Assembleias Gerais; Livro de Presença dos Acionistas; Livro de Atas e Deliberações do Conselho de Administração (se houver); Livro de Atas das Reuniões da Diretoria (se houver).
2) A escrituração precisa ser autenticada?
Sim. Em S.A., os livros devem ser autenticados na Junta Comercial antes do uso (salvo exceções). Em Ltda., livros auxiliares podem ser facultativos.
3) Posso preencher retroativamente?
É possível regularizar com respaldo jurídico, menção expressa na ata e, preferencialmente, ratificação posterior. Sem documentação, há risco de questionamentos.
4) Posso usar ferramentas digitais?
Sim. A IN DREI 82/2021 autoriza escrituração digital, desde que haja assinatura digital, integridade e cronologia controladas.
5) Quais os riscos de erros?
Invalidar deliberações, autuações, reprovação em auditorias/due diligence e entraves perante CVM e Juntas Comerciais.
Que ferramentas ajudam a preencher livros societários?
Plataformas como o Basement centralizam a gestão de livros societários, da geração automatizada de atas à autenticação digital em conformidade com a legislação brasileira.
Com o Basement, você pode:
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Preencher livros automaticamente a partir das deliberações cadastradas.
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Organizar documentos em um repositório único e seguro.
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Obter assinaturas eletrônicas válidas com logs e trilha de auditoria.
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Reduzir riscos operacionais e ganhar eficiência no jurídico.
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