A complexidade da governança cresce proporcionalmente à quantidade de empresas em um grupo econômico. Quando há 10, 20, 50 sociedades sob gestão, manter a organização dos livros societários torna-se um desafio estratégico.
Mas, enquanto a descentralização leva ao risco de inconsistência e perda de controle, a centralização da governança societária vem ganhando espaço como alternativa eficiente e segura.
Neste artigo, explicamos como grupos empresariais estão estruturando essa centralização, quais os riscos de não fazê-lo, e o papel da tecnologia nesse processo.
O que significa centralizar a governança em grupos empresariais?
A centralização da governança envolve organizar e padronizar a gestão societária de todas as empresas de um grupo em um único núcleo responsável, o que podemos chamar de fonte única da verdade (SSOT, Single Source of Truth), um conceito da ciência de dados que consiste em centralizar os dados da organização em um único lugar.
No contexto da gestão societária isso inclui:
- Gerenciar os livros societários digitais (Livro de Atas, Livro de Registro de Ações, entre outros) de forma unificada
- Padronizar minutas, documentos e procedimentos para assembleias, reuniões e deliberações;
- Manter controle sobre prazos legais e obrigações de todas as sociedades do grupo;
- Escriturar ativos de forma confiável e ágil.
Exemplo real em grupos empresariais
A Matrix Energia, holding com mais de 50 subsidiárias no setor elétrico, enfrentava um grande desafio para organizar sua governança: um legado de dez anos de registros societários dispersos em diferentes formatos e locais, dificultando auditorias, due diligences e o cumprimento de obrigações regulatórias.
Com a adoção da plataforma Basement, a empresa conseguiu digitalizar e centralizar todos os livros e atos societários em um único sistema. Isso trouxe mais controle, agilidade e transparência, permitiu a geração automatizada de relatórios consolidados e reduziu riscos jurídicos. Clique aqui e leia o conteúdo completo.
Quais são os principais desafios na gestão de múltiplos livros societários?
Gerir dezenas de livros de forma descentralizada pode gerar:
- Desorganização documental: livros em papel, planilhas soltas ou arquivos dispersos dificultam a rastreabilidade.
- Risco de autuações: omissões, erros formais ou livros desatualizados podem gerar penalidades.
- Falta de visibilidade do histórico societário: em due diligences ou auditorias, a ausência de dados consolidados dificulta a análise.
- Retrabalho e inconsistência: diferentes responsáveis adotam formatos e práticas distintas, gerando erros e retrabalho.
Por que a digitalização é um passo essencial para a centralização?
A digitalização permite transformar livros físicos ou arquivos não estruturados em um repositório unificado, acessível e seguro. É a base para implementar uma governança centralizada e escalável.
Benefícios diretos:
- Organização: todos os atos societários ficam armazenados por CNPJ, com versionamento e assinatura eletrônica.
- Compliance: garantias de integridade, autenticidade e auditabilidade dos documentos.
- Eficiência: automatização de prazos, notificações e geração de documentos padronizados.
- Escalabilidade: a estrutura aguenta o crescimento do grupo sem perda de controle.
Como estruturar a centralização da governança na prática?
1. Fazer um diagnóstico da situação atual:
- Quantas sociedades compõem o grupo?
- Onde estão armazenados os livros societários hoje?
- Quem é responsável pela sua atualização?
2. Definir um núcleo centralizador:
- Área jurídica, compliance ou governança?
- Precisa de autonomia e autoridade para padronizar processos.
3. Implantar uma ferramenta tecnológica especializada:
- Soluções que organizem livros por CNPJ, com trilha de auditoria.
- Preferência por sistemas em nuvem, com acesso restrito e seguro.
4. Migrar e padronizar os documentos existentes:
- Digitalizar livros físicos ou unificar arquivos digitais.
- Criar templates padronizados para futuras deliberações.
5. Treinar as equipes envolvidas:
- Padronizar o preenchimento, a linguagem e os processos.
- Envolver advogados internos, secretários de governança e gestores jurídicos.
O que diz a legislação sobre a guarda e forma dos livros societários?
A legislação brasileira permite o uso de livros societários digitais desde que sejam:
- Fidedignos: preservem o conteúdo original.
- Auditáveis: permitam rastrear alterações.
- Autenticáveis: utilizem assinatura eletrônica válida (e.g. ICP-Brasil ou certificado interno com política formal).
- Armazenados de forma segura: em repositórios digitais que garantam integridade e confidencialidade.
Como saber se sua empresa precisa centralizar a governança?
Considere centralizar se:
- O grupo possui mais de 5 empresas com estruturas societárias distintas;
- Há dificuldade para encontrar documentos ou acompanhar deliberações passadas;
- A gestão dos livros está pulverizada em diferentes escritórios ou planilhas;
- Auditorias ou due diligences têm sido demoradas e confusas;
- Há risco de desenquadramento de regras da CVM, Receita Federal ou órgãos reguladores.
FAQ: Centralização da Governança e Livros Societários
- Qual a vantagem de centralizar a gestão dos livros societários?
Maior controle, padronização dos documentos, redução de riscos jurídicos e ganho de eficiência operacional. - Livros societários precisam ser físicos ou podem ser digitais?
A legislação permite a digitalização, desde que respeitados critérios de autenticidade, integridade e auditabilidade. - Posso manter os livros de várias empresas do grupo em um só lugar?
Sim, desde que organizados por CNPJ e com controle individual de atos e responsáveis. - A CVM e a Receita aceitam livros societários digitais?
Sim, desde que sigam padrões legais e contenham assinaturas válidas. - Quanto tempo leva para centralizar e digitalizar os livros de um grupo?
Depende do número de empresas e do estado atual da documentação, mas ferramentas especializadas podem agilizar o processo significativamente.
Centralização é controle, agilidade e compliance
A centralização da governança não é apenas uma questão de organização. É uma estratégia que garante segurança jurídica, eficiência operacional e prontidão para auditorias e fiscalizações. Com a digitalização e o uso de tecnologia especializada, grupos empresariais ganham controle e escalabilidade: dois pilares essenciais para crescer com solidez.
Quer ver como a digitalização dos livros societários funciona na prática? Baixe gratuitamente nosso material sobre livro societário digital e descubra como levar mais eficiência e segurança jurídica para a sua governança.