O desafio
Diferente dos modelos tradicionais de escritórios jurídicos, a C2R Advocacia possui uma estrutura organizacional de “círculos de trabalho”. Trata-se de um modelo inspirado na mentalidade ágil muito comum no setor da tecnologia, mas aplicado na realidade dos advogados. Atualmente, os círculos são agrupados em áreas como societário, investimentos, contratos empresariais, propriedade intelectual, trabalhista, contencioso e LGPD.
Essa é uma informação útil para entender o cenário anterior à contratação do Basement. Visto que a inovação e a tecnologia fazem parte do DNA da C2R Advocacia, o principal desafio para o escritório era de encontrar uma solução moderna para elevar a eficiência dos processos societários, mas mantendo a operação enxuta e sem grandes custos.
Um exemplo de processo que precisava ser otimizado era a gestão de livros societários digitais. Tradicionalmente, essa é uma tarefa muito operacional e com pouco foco intelectual. Por se tratar de um escritório jovem, a demanda de gerenciar os livros dos seus clientes surgiu já no contexto da digitalização. Ou seja, não existia a dificuldade de lidar com pilhas de livros no formato físico. No entanto, mesmo no formato digital, era necessário encontrar uma forma de automatizar a atualização dos livros e tornar a gestão dos documentos mais simples e transparente.
“Por ter uma vivência com startups, o desafio da C2R Advocacia é conseguir a maior eficiência com menor número de custo possível. Priorizamos trabalhar com uma estrutura de pessoas enxuta, focar no intelectual e automatizar tudo que a gente consiga.”
Nicolle Sueiro, advogada na C2R Advocacia
A solução
A contratação do software aconteceu em junho de 2023. Naquele momento, um dos clientes da C2R Advocacia passava por uma operação de M&A e precisava tornar-se uma sociedade anônima. Essa foi uma situação determinante para buscar uma solução no mercado que resolvesse a abertura dos livros societários no formato digital e, posteriormente, sua gestão.
O Basement foi a primeira empresa considerada pela C2R Advocacia e de imediato atendeu às expectativas da equipe. Segundo a advogada Nicolle Sueiro, o bom atendimento inicial e a inclusão do serviço de abertura dos livros foi determinante para contratar:
“O custo-benefício foi considerado na contratação, mas pesou bastante o fato do sistema dar visibilidade de toda a gestão societária. Por exemplo, se uma pessoa da equipe sair de férias, quem assumir a operação do cliente consegue entender com facilidade o que está acontecendo ali, graças aos lembretes da plataforma, do histórico de movimentações e do suporte oferecido.”
Nicolle Sueiro, advogada especialista em Societário na C2R Advocacia
Antes do Basement, a gestão de atos societários e demais documentos era feita por meio de um drive. Essa era uma forma de organização e gerenciamento que até funcionava em dada medida, porém, com o crescimento do escritório e a maior complexidade dos seus clientes, a preocupação com possíveis falhas e riscos de governança também cresceu. Com isso, manter tudo em um drive passou a ser uma saída obsoleta.
O resultado
Após a contratação e implementação do software, a C2R Advocacia pôde perceber um ganho para além da eficiência na gestão dos livros societários. Apesar dessa ser a demanda primária, o escritório também percebeu uma melhora em pilares de governança comuns a qualquer um dos seus clientes, como transparência, conformidade e segurança.
“Nós, advogadas e advogados, além de nos asseguramos do cumprimento de todas as formalidades por conta das automatizações da plataforma, melhoramos a eficiência da gestão societária e conseguimos focar na governança dos atos de forma mais assertiva!”
Nicolle Sueiro, advogada especialista em Societário na C2R Advocacia
Geralmente, o conceito de livro societário digital é muito confundido no mercado. Podemos assumir que existem três formatos diferentes:
- Livro digitalizado: nada mais é do que o livro físico escaneado e transformado em um arquivo PDF.
- Livro digital estático: trata-se de um arquivo, geralmente um Excel, que replica a mesma estrutura do formato em papel, mas dessa vez utilizando uma planilha ou documento eletrônico e preenchido mecanicamente.
- Livro digital inteligente: gerado automaticamente por um banco de dados que integra diversas operações societárias e atualiza os registros instantaneamente. Esse formato foi desenvolvido pela primeira vez no Brasil pelo Basement.
A partir da possibilidade de criar os livros inteligentes, a C2R Advocacia conseguiu ter maior visibilidade das pendências societárias, integrar a organização de assembleias e reuniões de conselho com a atualização dos livros, centralizar as informações em uma única fonte e tornar os processo societários claros para todos os stakeholders. Além de manter sua estrutura enxuta e mais produtiva, como diz Nicolle Sueiro:
“A diminuição do custo com pessoas foi outro benefício conquistado, visto que conseguimos aumentar a eficiência da operação. Também conseguimos desenvolver um novo produto a partir da implementação do sistema. E a confiabilidade percebida pelos clientes do escritório aumentou, já que eles transferem para nós a total responsabilidade de administrar sua rotina societária”
Nicolle Sueiro, advogada especialista em Societário na C2R Advocacia
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