Descubra como empresas de energia podem ganhar tempo e serem mais eficientes na gestão das movimentações societárias e da sua governança
Os desafios da rotina societária em empresas de energia nascem da complexidade e da carga de trabalho necessária para a atualização permanente de todos os registros.
Essa complexidade é ainda maior se considerarmos o dinamismo do setor de energia, cujo crescimento e constante transformação se refletem também nas mudanças de composição societária, com movimentações frequentes e urgência em manter toda a documentação atualizada.
Áreas responsáveis por manter essa rotina em conformidade, como o Jurídico Societário, são hoje desafiadas pela necessidade de atualização frente às demandas digitais, evidenciada pela Instrução Normativa DREI nº 82.
Na prática, trata-se da inevitável transição do livro societário físico para o digital. É um desafio que suscita muitas dúvidas, mas também abre oportunidades para ganhos de agilidade no processo de gestão e atualização, para aumentar a transparência na governança corporativa e melhorar a segurança no gerenciamento de um grande volume de dados.
A seguir, você vai descobrir como superar esses desafios e como explorar ao máximo as oportunidades!
A importância de manter livros societários atualizados no mercado de energia
No setor de energia, a rotina da gestão societária abrange um amplo universo de controle e registro de movimentações. São aquisições de SPEs, atualizações de quadros societários (subscrições, transferências e recompras), gestão de eventos e de organogramas societários, gestão de múltiplos CNPJs, entre outras atividades.
Por isso é fundamental manter todos esses registros atualizados, uma vez que desempenham um papel crucial no sucesso de diversas operações e até mesmo na imagem da empresa. A seguir, apresentamos alguns exemplos dessa importância.
Transição do livro físico para o digital
A permanente atualização de todas as atividades em diferentes livros societários físicos sempre representou um grande desafio. Transporte, guarda, conservação, registros e autenticação na Junta Comercial exigem um alto volume de trabalho manual.
Em fevereiro de 2021, foi publicada pelo DREI a Instrução Normativa 82. Esta norma regula e torna obrigatória a migração de livros societários do formato físico para o formato digital e facilita auditorias em qualquer diligência societária. Esta mudança traz vantagens, como:
Embora traga muitas vantagens, essa transição para o digital tem gerado muitas dúvidas em gestores e responsáveis jurídicos.
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Livro digital não é livro digitalizado
Passar para o formato digital não significa simplesmente digitalizar os livros físicos já existentes como meras cópias. Para que esta transição ocorra de maneira eficiente, é preciso buscar soluções que explorem todo o potencial de vantagens desse novo formato.
Para muitos gestores societários, a primeira opção que surge é a tradicional planilha. Muitos utilizam esse recurso digital, realizando um ótimo trabalho na gestão de arquivos e livros societários neste formato.
O desafio das planilhas
Apesar do avanço que arquivos em planilha representam em comparação com os livros físicos, alguns gargalos seguem fazendo parte da rotina societária. O principal deles é o elevado volume de trabalho manual na atualização, mas há também problemas, como:
Automatização de livros societários: mais agilidade, transparência e segurança
A transição do livro societário físico para o digital desbloqueia um espectro de possibilidades que a tecnologia oferece para simplificar e aprimorar as rotinas de gestão. É neste contexto que a inovação se destaca, permitindo avanços além das planilhas convencionais e promovendo uma gestão mais fluida e eficaz.
Uma solução digital criada especificamente para a gestão de livros societários reduz consideravelmente o volume de trabalho manual ao automatizar diversas rotinas. Isso garante mais agilidade nas atualizações e mais transparência a todo o processo: torna possível que todos os stakeholders acompanhem cada movimentação e confere mais confiança na fonte das informações ao departamento jurídico, que se mantém adequado com a norma e as juntas comerciais.
Ganhos que uma plataforma digital traz para a gestão societária
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Como escolher a melhor plataforma para digitalizar seus livros societários
Em um mercado que ainda carece de opções digitais criadas exclusivamente para a gestão societária e digitalização de livros societários, o Basement surge como uma solução completa e inovadora para fechar essa lacuna, sendo empresa parte do ecossistema Vórtx.
Uma plataforma digital com recursos que descomplicam a rotina dos gestores ao atender em um só lugar todas as suas necessidades. É mais agilidade, segurança e transparência em todos os processos e obrigações legais desta atividade.
Veja na prática como o Basement facilita sua gestão societária:
Recursos que a solução Basement traz para simplificar sua gestão
Algumas ações que podem ser realizadas em poucos cliques com a Basement:
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