A digitalização dos livros societários já é uma realidade para muitas empresas no Brasil, e uma necessidade crescente para organizações que querem mais agilidade, segurança jurídica e organização documental. Mas, afinal: como migrar livros societários físicos para o digital de forma segura e válida juridicamente?
Essa é uma dúvida comum entre profissionais de governança, advogados ou empresas em processo de estruturação societária. Neste artigo, vamos esclarecer o que a legislação permite, quais são os caminhos possíveis e os cuidados essenciais ao fazer essa transição.
O que você encontrará neste conteúdo?
O que diz a legislação sobre livros societários digitais?
Com a publicação da Instrução Normativa DREI nº 82 (IN82), em 2021, a migração de livros societários em papel, no formato físico, para livros societários digitais passou a ser obrigatória.
Assim, a escrituração e autenticação de livros societários em formato digital pode ser realizada desde que:
- Os livros sejam assinados digitalmente com certificados ICP-Brasil;
- A escrituração respeite as regras da Junta Comercial competente;
- Os atos estejam devidamente registrados e documentados.
Ou seja: é possível abandonar os livros em papel, desde que o processo de digitalização seja conduzido com critérios técnicos e jurídicos claros.
Em quais situações é possível migrar o livro societário para o digital?
A resposta depende do estado atual do livro físico da empresa. Abaixo, explicamos as 5 situações mais comuns e o que pode ser feito em cada uma:
1. O livro físico está escriturado e autenticado?
Se sim, o processo é mais simples:
- Digitalize o livro físico de forma legível e completa.
- Submeta essa versão digital à Junta Comercial.
- Após autenticado digitalmente, ele substitui o livro físico, que pode ser arquivado.
2. O livro foi autenticado, mas está em branco?
Nesse caso, o livro foi autenticado pela Junta, mas nunca chegou a ser usado. Ainda assim, ele precisa ser regularizado. O caminho é:
- Estimar, com base no número de páginas, quais atos deveriam constar ali;
- Reunir as versões digitalizadas desses atos;
- Recompor o conteúdo e submeter à Junta para autenticação como livro digital.
3. O livro tem rasuras ou falta de assinaturas?
Aqui, o cuidado deve ser redobrado. Mesmo que o livro tenha sido escriturado e autenticado, rasuras ou lacunas de assinatura comprometem sua validade. O que fazer:
- Digitalize os atos originais;
- Faça a recomposição do conteúdo de forma íntegra;
- Submeta o novo livro (agora digital) para autenticação.
4. O livro nunca foi autenticado, mas já foi usado?
É uma situação mais comum do que parece. A empresa escreve o livro, mas esquece ou adia a autenticação. Para regularizar:
- Digitalize os atos que estão escriturados;
- Faça a recomposição conforme os atos;
- Submeta a versão digital à Junta Comercial.
5. E se não houver acesso às versões digitalizadas dos atos?
Essa é a situação mais delicada. Mas ainda há solução:
- A recomposição pode ser feita com base nas versões registradas na Junta Comercial (as chamadas “versões Junta”, geralmente assinadas por Presidente e Secretário).
- Depois, o novo livro é reconstruído, assinado e autenticado em formato digital.
Nesse caso, é fundamental que os administradores assumam os riscos jurídicos envolvidos e documentem o processo com clareza.
Digitalização vs Reconstituição do livro societário: qual a diferença
A digitalização é o processo de converter um livro físico já existente em um arquivo digital (normalmente PDF/A), preservando sua estrutura e conteúdo. Esse processo é aplicável quando:
- O livro físico foi regularmente escriturado e autenticado;
- Está íntegro e legível;
- Pode ser escaneado na íntegra, sem necessidade de ajustes no conteúdo.
Já a reconstituição ocorre quando não é possível usar diretamente o conteúdo do livro físico. Isso pode acontecer por diversos motivos:
- O livro está rasurado, incompleto ou com páginas em branco;
- As assinaturas estão ausentes;
- O livro não foi autenticado ou se perdeu.
Nesse caso, é necessário reunir os atos societários individualmente (em suas versões arquivadas, assinadas ou registradas), e então reescrever o conteúdo em um novo livro digital, que será submetido à autenticação.
Quais os principais cuidados jurídicos ao migrar?
Antes de iniciar a migração dos livros societários físicos para o digital, considere:
- Validade jurídica dos atos: todas as assinaturas e registros precisam estar em compliance com os requisitos da Junta.
- Preservação da cadeia de registros: não se deve omitir ou alterar atos históricos.
- Segurança documental: adote soluções que utilizem certificação digital ICP-Brasil.
- Plataformas especializadas: evite arquivos soltos em pastas ou drives. Prefira plataformas que garantam um ambiente seguro, digital e auditável, como o Basement.
Qual a diferença entre a “versão livro” e a “versão Junta”?
Esse é um ponto que gera dúvidas técnicas. Para fins de recomposição, considere:
- Versão Livro: assinada por todos os presentes no ato.
- Versão Junta: assinada apenas por Presidente e Secretário (exigida para registro).
- Recomposição: baseada nos registros em Junta e submetida novamente como livro digital.
Por que migrar agora?
A digitalização do legado societário não é apenas uma tendência, e sim uma necessidade urgente. Além de estar em linha com a legislação, migrar para o digital traz benefícios claros:
- Redução de tempo e custo com cartório e papel;
- Facilidade para reunir documentos em auditorias e diligências;
- Mais segurança e rastreabilidade dos atos societários;
- Cumprimento com boas práticas de governança corporativa.
Perguntas Frequentes sobre digitalização de livros societários (FAQ)
Como migrar livros societários físicos para o digital de acordo com a lei?
Basta digitalizar os livros, garantir assinaturas digitais ICP-Brasil e submeter para autenticação na Junta Comercial.
É obrigatório migrar livros societários para o digital?
Sim. Desde 2021, a legislação exige que novos registros sejam feitos digitalmente.
Quais os principais riscos de não digitalizar os livros societários?
Perda de documentos, dificuldade em auditorias, riscos jurídicos e descumprimento da legislação.
Qual a melhor plataforma para digitalizar livros societários?
Opte por soluções especializadas, como o Basement, que garantem conformidade legal, segurança e agilidade.
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