Para que as empresas de São Paulo possam manter suas vidas societárias em dia e em situação regular, agora o processo de abertura e autenticação de qualquer novo livro societário na JUCESP deve ser feito de forma digital.
Uma nova Instrução Normativa do DREI, a IN 82, mudou o cenário da gestão societária para as empresas S/A. Ela tornou obrigatória a migração dos Livros Societários do formato físico para o digital.
O que você encontrará neste conteúdo?
Essa adaptação requer que gestores e, especialmente, responsáveis pelo setor jurídico aprendam a realizar o procedimento adequadamente. Neste artigo, você confere o passo a passo para abrir e autenticar os Livros Societários Digitais da sua empresa na Junta Comercial de São Paulo.
Quem Precisa Abrir Livro Digital na Jucesp
A nova norma do DREI afeta especificamente as Sociedades Anônimas. Mesmo assim, a forma como ela se aplica pode variar, de acordo com a situação de cada empresa. Vamos entender melhor quem precisa abrir Livro Digital na Jucesp?
A IN 82 foi publicada em 19 de Fevereiro de 2021. O prazo para vigência foi estabelecido em 120 dias. Assim, ela entrou em vigor em 20 de Junho de 2021.
Primeiro, vamos considerar o caso de uma empresa S/A nova, que iniciou suas atividades a partir de 20 de Junho de 2021, a data de vigor da IN 82. Para essa empresa, os Livros Societários Digitais são obrigatórios desde o começo das atividades.
Atenção! Isso vale para empresas constituídas inicialmente como S/A e para empresas que mudaram de tipo societário. Se a sua empresa era LTDA e mudou para S/A a partir dessa data, ela também precisa adotar imediatamente os livros digitais.
Agora, vamos considerar o caso de uma empresa que já existia, como S/A, antes de 20 de Junho de 2021. Os livros físicos que já haviam sido autenticados até essa data podem continuar sendo utilizados até seu encerramento.
Depois que os livros abertos forem encerrados, não poderão ser autenticados novos Livros Societários em formato físico. Qualquer novo livro deverá ser autenticado em formato digital.
Como Abrir Livro Digital na Jucesp: Informações Gerais
Quando a IN 82 entrou em vigor, seu texto afirmava que os livros digitais deveriam obrigatoriamente estar preenchidos para que fossem autenticados. Com isso, a abertura, o fechamento e a autenticação dos documentos aconteciam de forma simultânea, inviabilizando a abertura de livros “em branco” (documentos a serem preenchidos de forma gradual e subsequente).
Entretanto, em agosto de 2022, depois de realizada uma consulta pública, a norma foi alterada, e o DREI passou a permitir a abertura e autenticação de livros ainda “em branco”, ou seja, antes do seu encerramento.
Dito isso, para abrir um novo livro societário digital na JUCESP, é preciso preencher os termos de abertura e encerramento dos documentos (cada qual com uma série de campos obrigatórios). Com o ajuste na IN82 descrito acima, o termo de encerramento agora pode ser preenchido com uma data futura à autenticação – que definirá até quando a empresa seguirá utilizando o documento em questão.
No termo de abertura, os elementos obrigatórios são:
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- finalidade a que se destina o livro (nome do livro)
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- número de ordem
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- o nome empresarial
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- Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica – CNPJ
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- município da sede ou filial
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- número e a data do arquivamento dos atos constitutivos na Junta Comercial
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- data e assinaturas digitais
Por sua vez, no termo de encerramento, são obrigatórios:
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- finalidade a que foi destinado o livro (nome do livro)
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- número de ordem
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- nome empresarial
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- período a que se refere a escrituração
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- data e assinaturas eletrônicas
Esses são critérios apenas formais. A Jucesp não analisa o teor dos documentos. Se os critérios formais estiverem em ordem, ela emite um certificado de autenticação. Assim, o livro é aberto.
Como Abrir Livro Digital na Jucesp: Passo a Passo
Agora, que tal conferir um passo a passo do procedimento para abrir e autenticar um Livro Digital na Jucesp, a Junta Comercial de São Paulo?
Tenha em mente que todas as empresas com sede no estado de São Paulo devem realizar seu procedimento no sistema desta Junta Comercial. Também vale a pena destacar que pode haver variações nos sistemas das Juntas de outros estados.
Primeiro, é preciso acessar o VRE-Serviços, se cadastrar com o CNPJ da empresa e na sequência fazer login.
Depois, clicar na opção Livros Mercantis.
Em seguida, você deve conferir se a opção Livros Digitais está selecionada e clicar em Solicitar este Serviço.
O passo seguinte é preencher de maneira correta os campos da tela com os dados solicitados, incluindo o NIRE da empresa, e clicar em Continuar.
O sistema valida os dados e você pode clicar em Adicionar Livro.
Mais uma vez, preencha os campos da tela com os dados solicitados, relativos ao Termo de Abertura e ao Termo de Encerramento do livro.
Nesse passo, você já vai definir o período que o Livro Societário deve cobrir (ou seja, até qual data o documento será utilizado). Lembrando que não pode haver sobreposição com o período de outro livro do mesmo tipo.
Além de fornecer os dados, você deve anexar o arquivo do livro. Ele deve estar no formato correto, que é PDF-A, com até 20 Mb ou 1000 folhas.
Também será necessário informar quem são os responsáveis pelas assinaturas. Para isso, clique em Adicionar Assinatura. Depois, em Editar. Preencha os campos com os dados solicitados e clique em Salvar.
Repita esse procedimento para cada responsável e finalize clicando em Incluir. Note que o responsável é o Administrador da empresa; assim, apenas ele precisa assinar.
Você poderá conferir na tela cada arquivo de livro que foi incluído. Quando acabar, clique em Continuar.
Para finalizar, anote o Número de Controle do Serviço que vai aparecer na tela, antes de clicar em Continuar.
Você será levado para a aba Resumo, onde é possível conferir mais uma vez o procedimento. Se não houver nenhum erro, clique no botão com duas setas (canto inferior direito).
A aba seguinte permite Imprimir DARE e Imprimir Formulário. Faça os dois antes de prosseguir.
Depois de efetuado o pagamento da DARE e realizado o upload do comprovante de pagamento (que precisa estar no formato PDF-A), clique na aba Assinador Digital e faça o download do assinador. Se já tiver feito antes, pode pular esse passo e a instalação do programa.
Abra o Assinador Digital e clique em Pesquisar Certificado Digital. Entre os resultados, selecione o certificado que deseja utilizar. Então, clique em Relacionar.
Preencha o Número de Controle de Serviço que você anotou anteriormente. Clique no botão da lupa. Depois que o documento for localizado, clique em Assinar.
Vai surgir um pop-up confirmando a assinatura. Lembre-se de que todos os documentos localizados serão assinados automaticamente. Se estiver pronto, clique em Assinar e OK.
Pronto! Seus Livros Societários Digitais estão abertos e autenticados na Junta Comercial de São Paulo.
Seguindo esse passo a passo, você não terá dificuldades para abrir um Livro Digital na Jucesp. No entanto, antes que você possa chegar a essa etapa, é preciso criar os Livros.
Então, que tal aproveitar para conferir como é fácil criar Livros Societários Digitais no Basement?
