A assembleia digital é a assembleia geral em que os acionistas participam e votam a distância, por sistema eletrônico, sem reunião física. A semipresencial combina as duas formas: há um local físico, mas também participação e voto remotos. Nas sociedades anônimas fechadas, as duas modalidades são reguladas pelo DREI e seguem as mesmas regras de convocação, instalação e deliberação da assembleia presencial. O que muda é a forma de participar, de registrar a presença e de documentar a assembleia. A inteligência artificial pode entrar antes e depois do conclave, mas não substitui nenhuma das formalidades.
Este guia cobre a assembleia digital de ponta a ponta: o que a regulamentação exige, a linha do tempo da AGO, o que deve constar da ata, quem a assina, o prazo de arquivamento na Junta Comercial e o papel que a IA pode ter em cada etapa.
O que é assembleia digital e semipresencial
As duas modalidades surgiram na regulamentação em 2020. O DREI publicou a IN nº 79, que tratou da participação e da votação a distância em reuniões e assembleias de sociedades anônimas fechadas, limitadas e cooperativas. Hoje, as regras estão consolidadas na IN DREI nº 81/2020, no Anexo V (Manual de Registro de Sociedade Anônima), que é a base citada nos editais de convocação de companhias fechadas.
- Assembleia semipresencial: os acionistas podem participar e votar no local físico do conclave e também a distância.
- Assembleia digital: a participação e o voto acontecem apenas a distância, por sistema eletrônico.
A participação a distância pode ocorrer de duas formas: pelo envio de boletim de voto a distância ou pela atuação remota, via sistema eletrônico. A companhia pode admitir as duas ou só uma delas, desde que isso conste do instrumento de convocação.
S.A. fechada pode fazer AGO 100% digital?
Pode. A base legal veio da MP nº 931/2020, convertida na Lei nº 14.030/2020. A MP incluiu o § 2º-A no art. 124 da Lei das S.A. e passou a admitir a assembleia digital. Para as companhias fechadas, a regulamentação é do DREI. Para as abertas, a participação e o voto a distância seguem a regulamentação da CVM.
Ao realizar a AGO de forma digital, a companhia precisa observar os cuidados próprios da modalidade, descritos a seguir. O prazo e as matérias da AGO continuam os mesmos da assembleia presencial.
O que muda e o que não muda na assembleia digital?
O que não muda: a convocação, a instalação e as deliberações seguem as mesmas regras da assembleia presencial. Quórum, ordem do dia, prazos de convocação e matérias da AGO permanecem inalterados.
O que muda:
- Convocação: o edital deve informar, em destaque, se a assembleia será semipresencial ou digital e detalhar como os acionistas podem participar e votar a distância.
- Documentos: os documentos e informações disponibilizados antes da assembleia devem estar acessíveis também por meio digital seguro, sem prejuízo das formas de divulgação já exigidas por lei.
- Sistema eletrônico: a companhia deve adotar sistema e tecnologia acessíveis para que todos os acionistas possam participar e votar a distância.
- Presença: é considerado presente o acionista que comparece ou se faz representar fisicamente e o que tem o boletim de voto a distância validado pela companhia, além de quem participa remotamente pelo sistema.
- Guarda: a companhia deve manter arquivados todos os documentos da assembleia e a gravação integral dela pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.
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Linha do tempo da AGO
Na companhia cujo exercício social termina em 31 de dezembro, a AGO deve acontecer até 30 de abril. Por isso, o planejamento costuma começar em janeiro.
| Prazo | Ato | Base legal |
|---|---|---|
| Até 1 mês antes da AGO | Disponibilizar aos acionistas o relatório da administração, as demonstrações financeiras e os demais documentos da administração | Lei 6.404/76, art. 133 |
| No mínimo 8 dias antes (1ª convocação), na S.A. fechada | Publicar o edital de convocação, informando em destaque o formato semipresencial ou digital | Lei 6.404/76, art. 124, § 1º, I; IN DREI nº 81/2020, Anexo V |
| No mínimo 21 dias antes (1ª convocação), na S.A. aberta | Publicar o edital de convocação | Lei 6.404/76, art. 124, § 1º, II |
| Até 4 meses após o fim do exercício | Realizar a AGO: tomar as contas dos administradores, votar as demonstrações financeiras, deliberar sobre a destinação do lucro e a distribuição de dividendos e, quando for o caso, eleger administradores e conselheiros fiscais | Lei 6.404/76, art. 132 |
| No dia da assembleia | Lavrar a ata no livro de atas das assembleias gerais e consolidar a lista de presença | Lei 6.404/76, art. 130; IN DREI nº 81/2020, Anexo V |
| Até 30 dias após a assinatura da ata | Protocolar a ata na Junta Comercial para que os efeitos do arquivamento retroajam à data da assinatura | Lei 8.934/94, art. 36 |
A ata da assembleia digital: o que deve constar e quem assina
A ata de uma assembleia semipresencial ou digital segue os requisitos gerais dos Manuais de Registro do DREI e tem dois pontos próprios.
- O que deve constar: a informação de que a assembleia foi semipresencial ou digital e a forma pela qual a participação e o voto a distância foram permitidos.
- Quem assina: os membros da mesa, que também consolidam a lista de presença em documento único. A ata e os livros societários podem ser assinados apenas pelo presidente e pelo secretário da mesa, que certificam a presença dos acionistas.
- Prazo de arquivamento: a ata deve ser apresentada à Junta Comercial em até 30 dias da assinatura. Nesse caso, os efeitos do arquivamento retroagem a essa data. Fora do prazo, valem a partir do despacho que concede o arquivamento. Segundo o DREI, o atraso não anula o ato: o ato continua válido, mas só passa a ter eficácia perante terceiros a partir do deferimento.
O que a ata de uma assembleia semipresencial ou digital precisa trazer, quem a assina e o que muda conforme o prazo de arquivamento.
A IA pode redigir a ata?
Existem no mercado ferramentas de IA que transcrevem reuniões e geram minutas de ata. Elas podem acelerar o trabalho da secretaria, mas não mudam quem responde pelo documento. A ata registra o que a assembleia efetivamente deliberou, e a responsabilidade pelo seu conteúdo é da mesa que a assina.
Por isso, qualquer minuta gerada por IA precisa ser revisada pelo secretário e pelo presidente antes da assinatura. Também vale conferir os pontos que a regulamentação exige da assembleia digital, como a menção ao formato e à forma de participação a distância, porque eles não aparecem em uma transcrição comum.
Depois da assembleia: da ata ao livro
Encerrada a assembleia, começa uma etapa que costuma receber menos atenção: transformar o que foi deliberado em registro. A ata vai para o livro e, quando necessário, para a Junta. Além disso, os controles internos da companhia precisam refletir as decisões. Uma AGO típica muda mandatos, aprova a destinação do lucro e, às vezes, altera o capital. Cada uma dessas decisões precisa ser lançada no histórico societário.
Esse é o ponto em que a Eva, a IA nativa do Basement, atua. Ela não conduz a assembleia, não substitui o sistema de votação e não redige a ata. O papel dela começa quando a ata assinada entra na plataforma:
- Leitura da ata: a Eva lê a ata, extrai as deliberações e monta o evento societário com os dados do conclave: organização, CNPJ, tipo de evento, data e hora, formato, local e órgão social. A equipe revisa os campos, edita o que for necessário e confirma. O evento é criado no livro, vinculado à ata de origem.
- Tratamento por tipo de deliberação: eleições e encerramentos de mandato, comuns na AGO, têm os dados extraídos pela Eva e o evento criado após a revisão. Deliberações de maior impacto patrimonial, como a distribuição de dividendos aprovada na AGO, são identificadas pela Eva na ata, e o registro segue o fluxo da equipe responsável.
- Preparação da próxima AGO: antes da assembleia, a equipe pode consultar o acervo registrado no Basement em linguagem natural, por exemplo para saber quais mandatos vencem na próxima AGO. A resposta vem com o documento, a seção e a página de origem.
Tudo acontece dentro da plataforma, sob os mesmos perfis de acesso, e cada ação fica no histórico com autor e data. O arquivamento na Junta e a escrituração continuam sendo obrigações da administração.
A AGO concentra num único dia decisões que mudam mandatos, capital e resultados, e o trabalho de registrá-las costuma se estender por semanas. Com a Eva, a ata assinada chega ao livro como evento societário pronto para revisão, e a equipe chega à próxima assembleia sabendo exatamente o que foi decidido na anterior. Em uma demonstração, você vê esse fluxo funcionando sobre atas reais de assembleia.
Perguntas frequentes
S.A. fechada pode fazer AGO 100% digital? Sim. A Lei nº 14.030/2020 incluiu o § 2º-A no art. 124 da Lei das S.A., e o DREI regulamentou a assembleia digital para as companhias fechadas, hoje no Anexo V da IN DREI nº 81/2020. As regras de convocação, instalação e deliberação são as mesmas da assembleia presencial.
O que o edital de uma assembleia digital precisa informar? Precisa informar, em destaque, que a assembleia será semipresencial ou digital e detalhar como os acionistas podem participar e votar a distância, além de observar os requisitos gerais de convocação da Lei das S.A.
Quem assina a ata de uma assembleia digital? Os membros da mesa. A ata e os livros podem ser assinados apenas pelo presidente e pelo secretário, que certificam a presença dos acionistas e consolidam a lista de presença.
A IA pode redigir a ata? Ferramentas de IA podem gerar minutas a partir da transcrição da reunião, mas a responsabilidade pelo conteúdo continua com a mesa. A minuta deve ser revisada antes da assinatura, inclusive quanto aos requisitos próprios da assembleia digital.
Qual o prazo para registrar a ata na Junta Comercial? Trinta dias contados da assinatura, para que os efeitos do arquivamento retroajam a essa data (art. 36 da Lei nº 8.934/94). Fora desse prazo, os efeitos valem a partir do deferimento.
A companhia precisa guardar a gravação da assembleia digital? Sim. A companhia deve manter arquivados os documentos e a gravação integral da assembleia pelo prazo aplicável à ação que vise a anulá-la.
Qual o prazo para realizar a AGO? Até quatro meses após o fim do exercício social (art. 132 da Lei das S.A.). Para exercícios encerrados em 31 de dezembro, o limite é 30 de abril.
Formado em Engenharia de Energia pela UFJF com Pós Graduação em IA e MBA em Digital Business pela Universidade de Chicago.Especialista em Governança e Societário em Holdings e Fundos, com 10 anos em Tech e Mercado de Capitais.